КОМАНДИРОВКИ
Главная | Командировки | Командировка за счет принимающей стороны

Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Поездка не будет считаться командировкой, если:

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий .

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2018 года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября 2018 г. №03-03-06/57885).

Также работнику начисляют .

Расходы на командировку и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ) и с них не высчитывают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если они не превышают лимит.

Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, связанные с прибытием и проживанием посланного к ней работника, то в договоре между компаниями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, куда направлен сотрудник.

Это необходимо сделать, чтобы на предприятии производился в дальнейшем правильный учет расходов.

Оформление командировки за счет принимающей компании не освобождает компанию, где работает командированный, от выплаты суточных.

? Читайте об этом на нашем сайте.

Что делать, если закончилась трудовая книжка? Узнайте .

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями.

Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

То есть, в договоре подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники.

Приказ о командировке оформляют согласно изменениям 2018 года без упоминания о командировочном задании, вместо этого указывают цель командировки.

Приказ должен иметь такие ключевые пункты:

Приказ подписывает руководитель (заменяющее его согласно должностной инструкции лицо) и командируемый сотрудник.

Пример приказа:

Расчет суточных выплат

Для расчета суточных необходимо выполнить такие пункты:

Рассмотрим конкретный пример.

Данные по работнику приведены в таблице:

Месяц Заработок за месяц, руб. Количество отработанных за месяц дней
Июль 2000 14
Август 1000 10
Сентябрь 7000 14
Октябрь 6500 15
Ноябрь 3000 14
Декабрь 7500 14
Январь 8000 18
Февраль 4000 10
Март 5000 14
Апрель 6000 14
Май 7000 14
Июнь 3000 9

Кроме того, у работника был отпуск 14 дней и 7 дней больничного. Июль и август работал совместителем. После чего уволен, а с сентября принят в штат. Получил 2000 рублей отпускных. Командировка длилась с 17 по 25 июля, то есть 9 дней, но в это время было 2 выходных, во время которых сотрудник не привлекался к работе. То есть рабочих дней было 7.

Сумму отработанных дней считают за 10 месяцев, так как первые два были отработаны совместителем с последующим .

Если бы в штат работника приняли без увольнения, считали бы дни за 12 месяцев.

14+15+14+14+18+10+14+14+14+9-14 (отпуск)-7 (больничный)=115 дней.

Заработок за год также считают без первых двух месяцев:

7000+6500+3000+7500+8000+4000+5000+6000+7000+3000-2000 (отпускные)=57000 рублей.

Сумма командировочных:

57000 (заработок за 10 месяцев)/115 (отработанные за 10 месяцев дни)*7 (длительность командировки)=3470 рублей.

В случае, когда суточные выплаты значительно меньше среднего заработка за месяц, можно производить доплату, предусмотренную или , нормативным актом предприятия.

Суточные за день командировки на территории России не должны быть больше 500 рублей, за границей – 2500 рублей.

Жилье и транспорт в командировке

Расходы на жилье возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки, если работник предоставляет документы, подтверждающие оплату жилья.

При отсутствии документов выплачивают 12 рублей в сутки.

Проезд к месту командировки оплачивают в фактическом размере, возмещают затраты на обязательное личное страхование пассажиров, плату за постельное белье в поезде, оформление проездных документов.

Затраты на транспорт оплачивают таким образом:

Вид транспорта Максимальная оплачиваемая предприятием комфортабельность Расчет стоимости без подтверждающих документов проводят согласно данных о цене билетов таких категорий
железнодорожный купе в скором фирменном поезде плацкартный вагон пассажирского поезда
морской каюта пятой группы каюта десятой группы
речной каюта второй категории каюта третий категории
воздушный экономкласс экономкласс
автомобильный средства общего пользования (исключая такси) автобус общего типа

Если командируемый отправился на своем личном транспорте, то пишут служебную записку в произвольной форме, к ней прилагают путевой лист, чеки и квитанции.

Уплата налогов

Все расходы на командировки и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ).

Также с их суммы не удерживают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если:

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, удерживают НДФЛ из полученной суммы суточных, которые зашли за лимит, с последующей выплаты сотруднику денежного дохода.

В письме Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 указано, что удерживают НДФЛ после утверждения руководством .

Как осуществляется ? Читайте в нашей статье.

Каков срок хранения журнала выбывающих в командировки? Узнайте .

Что собой представляет аккордно-премиальная оплата труда? Смотрите .

Авансовый отчет и проводка в бухгалтерии

Работник сдает авансовый отчет на предприятие, где он работает, в течение трех дней после возвращения из командировки, по форме № АО-1.

За получение отчета бухгалтер оставляет расписку.

К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета.

Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота предприятия. После отчет утверждает руководитель компании.

После этого средства или услуги, приобретенные в командировке, принимаются к учету проводкой:

Д 10 (08, 20, 26, 44) — К 71 — Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные согласно отчету

При оформлении командировки за счет принимающей стороны следует помнить, что все условия оплаты издержек на проезд и проживание сотрудников оговаривают в договоре максимально подробно, авансовый отчет работник сдает на предприятие, где он работает на постоянной основе.

Такой вид командировки не освобождает предприятие от уплаты суточных своему штатному специалисту.

Следует помнить о недавних изменениях в порядке оформления командировки, внесенных в 2018 году, которые отменили необходимость выдачи командировочных удостоверений и фиксации служебного задания в приказе.

Вопросы и ответы юристов
Диана 26.02.2018
Я работаю учителем английского языка в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении (средняя общеобразовательная школа). в феврале-марте 2019 года я еду в сша по программе обмена для учителей (выиграла грант fulbright teaching excellence and achievement program при посольстве сша). стажировка будет проходить 6 недель. это семинары, обучение, обмен опытом, практика в школе и т.д. то есть 6 недель упорной работы по профессии. мой директор сказала, что этот период мне оплачиваться не будет, т.к. это не школа направляет меня туда. однако в документах, заполняемых мной на эту стажировку, организаторы указывают, что работодатель может оплачивать учителю этот период, а может быть и нет. подскажите, как правильно оформить мой выезд на эту стажировку. будет ли это отпуск за свой счет или можно все-таки оформить командировку? я, конечно же, заинтересована в том, чтобы этот период мне оплачивался. есть ли юридические основания и возможности для сохранения заработной платы на время стажировки?
Отвечает юрист Матвей Сергеев 26.02.2018

Здравствуйте!

Есть ли юридические основания и возможности для сохранения заработной платы на время стажировки?

Диана

в настоящее время таких оснований нет. Они появятся только в том случае, если организаторы обратятся работодателю о направлении Вас на стажировку, и  директор школы издаст приказ об этом. 

Т

К РФ Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Статьи по теме
Положение о направлении в командировку в 2018: тк рф

Положение о направлении в командировку в 2018: обязательно ли разрабатывать Положение; на какие законодательные акты следует опираться при составлении; кто должен заниматься разработкой Положения; основны разделы Положения; форма и содержание Положения; образец, законы, типичные ошибки, ответы на распространенные вопросы.

Командировка госслужащего

Командировки госслужащих проводятся по единому порядку, в соответствии с нормативной базой РФ. Поездка должна быть согласована с руководителем, в результате должен быть составлен приказ с указанием даты и цели.

Командировка 2018: новые правила учета, документы, налоговый и бухучет

Правила оформления и учёта командировок в 2018 году: обязательные и необязательные документы, стандарты налогового и бухгалтерского учёта.