ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ
Главная | Трудовая инспекция | Готовимся к плановой проверке трудовой инспекции в 2018 году

Как подготовиться к плановой проверке гит. поэтапная инструкция

могут быть плановые или внеплановые. Перечень запланированных проверок утверждается в конце года и выкладывается в свободном доступе на сайте трудовой инспекции и прокуратуры. бывают выездными или документарными. Суть подготовки от этого не меняется, проверять в обоих случаях инспекторы имеют право все документы , и .

Этап 1. Что готовить на проверку

Список документов, который присылает ГИТ перед проверкой, очень велик, в нем насчитывается более 70 пунктов. Их можно разделить на блоки по темам:

1. Уставные документы

2. Документы по оплате труда

3. По кадровому учету:

  • трудовые договоры и доп. соглашения;
  • и изменения к нему;
  • ;
  • приказы – прием, увольнения, переводы, отпуск;
  • ;
  • трудовые книжки и ;
  • локальные нормативные акты (ЛНА).

4. По охране труда (ОТ):

  • регламентирующие документы – приказы, ЛНА, должностные инструкции;
  • ;
  • ;
  • документы по медосмотрам, обучению;
  • и др.

5. Документы на иностранных работников.

Список может быть расширен в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы может заставить поволноваться даже опытных специалистов. На что в перечисленном перечне обратят внимание в первую очередь? Самыми проверяемыми моментами являются:

  1. Задолженность по зарплате – наличие или отсутствие.
  2. Своевременность выплат заработной платы и отпускных, а также пособий.
  3. Наличие и содержание трудовых договоров.
  4. Наличие графика отпусков и его исполнение.
  5. Правильность оформления увольнений и расчета.
  6. Трудовые книжки – наличие и правильность оформления.
  7. и ЛНА, связанные с оплатой труда.
  8. Документы по (в случае ее проведения).
  9. Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия/отсутствия , производственных травм и т.д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала нужно убедиться, что у всех работников они есть. Затем проверить содержание договоров, а именно – наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ. К основным условиям относятся:

  1. Место работы.
  2. Трудовая функция.
  3. Размер оплаты и даты выплат.
  4. Дата начала работы.
  5. Характер работы.
  6. Условия труда на рабочем месте.
  7. Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, нужно составить дополнительные соглашения и внести недостающую информацию.

Еще один шаг на этом этапе – проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены оплаты труда, должности, условий труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание должно быть в любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не может быть разных окладов, так же, как и не может быть цифры «20 000 – 25 000». Также важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА – Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

  1. Порядок приема, перевода и увольнения.
  2. Права и обязанности работника и работодателя.
  3. График работы, рабочее время и время отдыха.
  4. Оплата труда и поощрения.
  5. Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, «Положение об оплате труда» или иной ЛНА должен ответить на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. «Положение о командировках», например, может быть запрошено на проверку, если в вашей организации увеличены суточные выплаты. А вот «Регламент внешнего вида специалиста», «Положение о документообороте» и т.д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения - 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но зато предусмотрено, что работник длжен быть уведомлен о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, это должно быть прописано в ПВТР или в Положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, могут свидетельствовать заявления с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска нужно оформить заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, приказ может быть один на все изменения.

В график нужно вписать даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса - заявление, приказ.

И, конечно, утвержден сам график должен быть не позднее, чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные можно ввести как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе "Прием и переводы" напротив каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ должен иметь под собой основания - заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т.д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ "задним числом". Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск нужно проверить на наличие и соответствие графику отпусков. Также важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, лучше за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойти к нему нужно максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

  1. Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
  2. Документы, подтверждающие .
  3. .
  4. Инструкции по охране труда.
  5. .
  6. .
  7. Документы по (СОУТ)

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют также первичный и периодический инструктаж и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении, а также , проверяющие не будут наказывать за отсутствие спец. оценки. В обратном случае вам может грозить штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов – восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

  • ;
  • ;
  • .

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, нужно проверить и его.

В заключение хочется напомнить, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней, так что даже за этот срок можно многое успеть. И еще – не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы имеете право в суде, и только после его решения будет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе.

Вопросы и ответы юристов
Ольга 04.03.2018
Добрый вечер! мне 54 года. на работе идет сокращение ставок ( с 1ст переводят на 0,75 или 0,5) может ли администрация сократить мне ставку. спасибо!
Отвечает юрист Станислав Беляев 04.03.2018

Доброго времени суток, Ольга!

Понизить оклад или тарифную ставку в одностороннем порядке работодатель вправе только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, когда существующие условия трудового договора сохраняться не могут (ст. 74 ТК РФ). К ним относятся изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие факторы. Причины, выходящие за рамки производственного процесса, — не основание для изменения условий трудового договора по инициативе работодателя. И уж тем более кризис — не повод для одностороннего снижения окладов.

Желаю Вам удачи!

Анна 30.07.2018
Здравствуйте, я работаю неофициально в частном детском саду. за 2 недели я оповестила начальство о том, что ухожу. и попросила в последний обработанные день произвести расчет. сначала мне сказали, что выплатят, а потом сказали что расчет я получу только в день зп следующего месяца. 31 мая у меня был последний рабочий день, меня попросили отработать 1 июня. я могу не выходить на работу? т. к расчета приходить никто не собирается
Отвечает юрист Владимир Левин 30.07.2018

Здравствуйте, Анна.

Расчет Вам обязаны сделать в день увольнения. Если у Вас есть подтверждение того, что Вы передавали заявление, то на работу можно не выходить, если нет — то могут уволить по статье за прогул.

Вы работали в детском саду, поэтому даже если Вам не дали на руки договор трудовой, факт работы Вы все равно докажете, потому что стороннего человека Ваш работодатель не имел права подпускать к детям.

Если у Вас будут дополнительные вопросы, Вы можете заказать персональную консультацию в чате выбранного юриста.

Людмила 29.10.2018
Здравствуйте,подскажите,пожалуйста,мне нужна работа и предлагают менеджером по регистрации компаний,временный директор, агент-учредитель.но я что-то сомневаюсь,чем может это закончиться...буду за кого-то выплачивать долги?
Отвечает юрист Кирилл Назаров 29.10.2018

Добрый день, Людмила! Для того, чтобы вы не попали в неприемлемые условия на работе Вам необходимо понять будете ли Вы иметь дело с финансами компании. Следует также изучить саму эту компанию, ее учредительные документы, трудовой договор, прочитать отзывы других работников. При детальном изучении этой информации Вам станет понятно, что будет входить в Ваши функциональные обязанности и есть ли смысл соглашаться на такую работу.

Надеюсь мой ответ был Вам полезен, и Вы оцените его положительно. Если у вас остались вопросы, задавайте, с радостью отвечу. Всего доброго! 

Отвечает юрист Денис Давыдов 25.10.2016

Добрый день, Людмила! 

Подобного рода «работа» несет весьма высокие риски и нерентабельна для вас, так как после смены генерального директора компании, предыдущий генеральный директор и главный бухгалтер компании (обычно одно лицо, т.е. вы) несет гражданскую, административную и уголовную ответственность в течении полугода после передачи полномочий. 

Крайне не рекомендую вам подобную деятельность.

Успехов вам в решении ваших вопросов!

Отвечает юрист Пётр Данилов 14.03.2017

Если Вам усердно, что то предлагают, при этом уверяют, что Вы будете получать достойные деньги, то подвоха тут не будет только в одном случае, если Вы обладаете уникальными специальными знаниями так необходимые Вашему будущему работодателю.

В иных случаях скорее всего речь идет о том, что бы Вас подставить под фирму однодневку через которую будет совершаться мнимая предпринимательская деятельность, за совершение которой предусмотренная уголовная ответственность.

Аккуратнее, удачи!

Отвечает юрист Кирилл Назаров 27.02.2017

Здравствуйте, Людмила!

Скорее всего, Вам предлагают стать «номинальным директором» одной или нескольких ООО, таких случаев в настоящий момент достаточно. Да, это лёгкие и быстрые деньги, но могут быть серьёзные последствия.

Отвечает юрист Станислав Поляков 02.03.2017

Здравствуйте, Людмила! Прежде, чем говорить об ответе за чьи-то долги, Вы перед трудоустройством внимательно ознакомьтесь с теми документами, который Вы должны будете подписать при приеме Вас на работу, по возможности с должностным регламентом, должностной инструкцией, либо положением об отделе, в котором Вам предстоит работать. Если Вы не увидите в этих документов какого-либо подвоха, и у Вас они не вызовут сомнения, то при подписании их попросите для себя копию, чтобы избежать в дальнейшем каких-либо недоразумений. В случае возникновения каких-либо юридических сложностей при решении вопросов, можете обратиться ко мне в чат за консультацией.

Отвечает юрист Вадим Абрамов 10.04.2017

Не в коем случае не соглашайтесь.

Статьи по теме
План проверок трудовыми инспекциями на 2013 год

Сводный план проверок государтсвенными инспекциями труда, утвержденный генеральной прокуратурой на 2013 год

Консультация в трудовой инспекции

Если сотрудник предприятия столкнулся с нарушением своих прав, помочь ему может трудовая инспекция консультация в которой предоставляется совершенно бесплатно.

Государственное управление охраной труда: кем осуществляется

Как осуществляется государственное управление охраной труда: статья 216 ТК РФ (ФЗ). Кем и на каком уровне осуществляется управление охраной труда.