ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Главная | Трудовая книжка | Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу 2018 — приказ Роструда от 25 мая 2017 г. № 435-ст

Как заверить копию трудовой по новому госту? разъяснения роструда

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

  • уставов и положений;
  • правил, инструкций и регламентов;
  • постановлений, распоряжений и приказов;
  • решений и протоколов;
  • договоров, актов и писем;
  • справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по , за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2018 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

 

Вопросы и ответы юристов
Анна 08.11.2018
Здравствуйте! когда должен работодатель отдать трудовую книгу,если головной офис находится в другом городе?
Отвечает юрист Олег Новиков 08.11.2018

Анна, в статье 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса… В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения,работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Поэтому работник может направить письмо работодателю о согласии на получение ТК по почте. Работодатель  обязан направить ее адресату ценным письмом.

Татьяна 02.04.2018
Здравствуйте. три недели назад устроилась на работу, организация оплатила мед. осмотр, книжка еще не готова, у меня это первая работа. хочу уволиться и перейти на другую работу. подскажите, пожалуйста, надо ли мне возместить сумму, потраченную на мед. осмотр?
Отвечает юрист Матвей Михайлов 02.04.2018

Здравствуйте, Татьяна!

книжка еще не готова

О какой книжке идет речь?

Согласно трудовому законодательству (статьи 212, Трудового кодекса Российской Федерации), в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении
на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров

В связи с этим, при увольнении Вы не должны возмещать работодателю денежные суммы потраченные на медицинский осмотр.

Ольга 17.11.2017
Добрый день, если у меня стаж на первой работе 2,5 года, затем было массовое сокращение и я состояла на учете в центре занятости 3 мес, затем устроилась на новую работу, как будут рассчитываться выплаты по беременности и родам
Отвечает юрист Татьяна Осколкова 17.11.2017

Здравствуйте Ольга.

Законодательством предусмотрен порядок расчета данного вида пособий, а также периодов, которые включаются при проведении расчета.

Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ (ред. от 01.05.2017) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Статья 14. Порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком

1. Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). 

3.1. Средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяется путем деления суммы начисленного заработка за период, указанный в части 1 настоящей статьи, на число календарных дней в этом периоде, за исключением календарных дней, приходящихся на следующие периоды:

1) периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

2) период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период не начислялись страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» 

Выходное пособие при сокращении, а также период учета в службе занятости и соответственно выплачиваемые суммы  при данном учете в качестве безработного в размере среднего месячного заработка на период до 2-х, 3-х месяцев, не облагаются страховыми взносами, а значит данные период  не исключается.

«Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат» (Приложение к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250):

1. Вопрос: Об обложении страховыми взносами компенсационных выплат, связанных с увольнением работников (выходных пособий, компенсаций, среднемесячного заработка на период трудоустройства).

Ответ: Подпунктом «д» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для организаций все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.
Основания и условия предоставления компенсаций работнику в связи с его увольнением установлены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ).

Например, в соответствии с частью 1 статьи 178 ТК РФ при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации (пункт 1 статьи 81 ТК РФ) либо сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 статьи 81 ТК РФ) увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

В официальном тексте документа, видимо, допущена ошибка: норма о выплате дополнительной компенсации работнику в случае его увольнения в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников до истечения двухмесячного срока предупреждения содержится в части 3 статьи 180 Трудового кодекса РФ, а не в статье 189 ТК РФ, как указано в нижеследующем абзаце.


Кроме того, в соответствии с положениями статьи 189 ТК РФ работодатель при увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации с письменного согласия работника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения положенных двух месяцев со дня уведомления об увольнении, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Таким образом, вышеуказанные выходные пособия и компенсации не подлежат обложению страховыми взносами в соответствии с подпунктом «д» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ.

Пример расчета пособия:

Расчет пособия по беременности и родам


С 2013 года женщинам не предоставляется право выбора порядка расчета пособия


Пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из среднего заработка и не зависит от стажа сотрудницы (в отличие от пособия по временной нетрудоспособности).

Для удобства расчет пособия можно представить в виде следующей схемы:


Пособие по беременности и родам в 2017 году равно


доходы за 2 календарных года (предшествующих году наступления декрета) делим на количество дней в этом периоде умножаем на количество дней декрета


Теперь о нюансах.


Во-первых, средний заработок за каждый из двух календарных лет не должен превышать определенного максимума. Этот максимум законодательно установлен – предельная величина базы для начисления страховых взносов в ФСС за соответствующий год. В 2015 году эта сумма составляла 670 000 рублей, в 2016 году – 718 000 рублей. То есть при расчетах по каждому году нужно использовать ту сумму, которая меньше.


Во-вторых, величина среднего дневного заработка (то есть частного от деления доходов за два года на количество дней) теперь законодательно ограничена . Допустимый максимум определяется так: берём предельные базы для начисления взносов в ФСС за два предшествующих декрету года, складываем и полученную сумму делим на 731.


В-третьих, из общего количества календарных дней в двухлетнем периоде следует исключить:


Периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком


Период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период НЕ начислялись страховые взносы


В-четвертых, если в течение двух предшествующих декрету лет сотрудница брала отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком, то эти периоды, как видим, будут исключены из подсчетов. Однако женщине в этом случае предоставлено право заменить такие периоды (один год или оба) предшествующим годом (двумя годами), дабы это привело к увеличению размера декретных выплат.


Отвечает юрист Светлана Мухаметзянова 23.07.2018

Здравствуйте, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). (ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Таким образом, Вам будет рассчитан размер среднего заработка исходя из последних 24 месяцев Вашей трудовой деятельности. Включая заработок на первом месте работ (где Вы проработали 2.5 года).

Отвечает юрист Яна Стриж 15.09.2017

При этом,   эти 3 месяца как календарный период учитываться будут, т.к. в соответствии с ч. 3.1 ст. 14 255-ФЗ:

Средний дневной заработок для исчисления пособия определяется путем деления суммы начисленного заработка за период на число календарных дней в этом периоде, за исключением календарных дней, приходящихся на следующие периоды:
1) периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
2) период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы 

К сожалению данной нормой период, когда лицо временной не работает, состоит на бирже и получает пособие не указан.

Другими словами при определении среднего заработка будут делить весь период  24 месяцев на суммы полученного дохода и в эту общую сумму дохода пособия за 3 месяца не войдут.

Отвечает юрист Анастасия Колесникова 15.11.2018

Татьяна, при этом суммы пособия по безработице, полученные Вами за 3 месяца, учитываться не будут. В соответствии ч.2 ст. 14 255-ФЗ в средний заработок

включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы.

В соответствии с п.1 ч.1 ст. 422 Налогового кодекса РФ государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе пособия по безработице, не подлежат обложению страховыми взносами.

Статьи по теме
Примеры записей в трудовой книжке 2018

Трудовая книжка - это главный документ работника. В ней фиксируется данные о стаже и карьерном росте человека. Впоследствии сведения из бланка пригодятся при оформлении пенсионного обеспечения. Поэтому так важно, чтобы бланк был оформлен согласно установленным правилам. В этой статье мы расскажем вам о том, как правильно делать записи в трудовой книжке.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу. Общие правила ведения и заполнения трудовой книжки. Стандартная запись о приеме на работу

Копия трудовой книжки соискателя

При приеме на работу может понадобиться копия трудовой. Этот документ поможет проверить информацию из резюме при трудоустройстве.