ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Главная | Трудовая книжка | Списание и ликвидация трудовых книжек: пошаговая инструкция

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73. Это быстро и бесплатно!
Содержание:
  • Общая информация
  • В каких случаях можно списать?
  • Как списать испорченный бланк?
  • Акт списания
  • Как происходит уничтожение?
  • Что делать, если работник не явился за трудовой?
  • Заключение
  • Общая информация

    Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

    Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

    Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

    Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

    Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

    Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.

    В каких случаях можно списать?

    Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

    Различные природные явления могут внести свою лепту.

    Наводнения, землетрясения, пожары…

    Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

    Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

    Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

    Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

    Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.

    Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

    Как списать испорченный бланк?

    Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

    Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

    Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

    Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

    Только после этого можно начинать действовать.

    Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

    А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

    Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

    Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

    Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной.

    Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

    К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

    Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

    Акт списания

    Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

    Все составляют данный акт от руки и произвольно.

    Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

    • в нем должно содержаться полное название организации;
    • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
    • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
    • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
    • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
    • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
    • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

    Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

    Скачать образец.

    Как происходит уничтожение?

    Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

    Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

    Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

    Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

    Как правило, делают подобное действо на территории предприятия, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

    Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

    Что делать, если работник не явился за трудовой?

    В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

    Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

    Заключение

    Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
     
    +7 (499) 288-16-73 (Москва)
    +7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно!
    Материалы из раздела Подразделы: Комментарии 9 Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.Добавить комментарий

    1. Изабелла Мартынова

      Испорченная трудовая книжка. Что делать?

    • Анна

      Здравствуйте, Изабелла. Необходимо делать дубликат трудовой книжки. Подробнее о создание дубликата трудовой в статье по ссылке .

    • Александра

      Добрый день. Вы можете оформить дубликат трудовой книжки.

      1
  • Лика Сергеева

    Здравствуйте. Я нашла трудовую книжку бывшего работника. Я отдала ее директору. Он ее просто порвал. Можно ли по законодательству рвать трудовые книжки?

    • Таня

      Добрый день. Такие действия вашего директора незаконны. Рвать трудовые книжки нельзя. Теперь этому сотруднику придется делать дубликат.

    • Наталья

      Здравствуйте, Лика. Порвать трудовую можно, но только на основание об акте списания.

  • Антонина Максимова

    Если трудовая книжка на сегодня не является бланком строгой отчетности надо ли акт об уничтожении?

    • Наталья

      Здравствуйте, Антонина. По закону, чтобы уничтожить трудовую, обязательно необходим акт списания.

    • Яна

      Антонина, акт на уничтожение Трудовых книжек составлять нужно. Образец составления акта имеется в статье выше.

Вопросы и ответы юристов
Дмитрий 05.05.2017
Здравствуйте я водитель экспедитор у меня такой вопрос загрузился в краснодаре на базе консервами в паллетах всё было упаковано замотана в пленку загрузили полную фуру там около 20 т всё это под пломбой было повёз всё это курган в кургане при разгрузке открывай ворота два задних полетта развалились наполовину в них были железные банки зелёный горошек и грибы я их помог перебрать и на другие паллеты еще один третий полет был стеклянный огурцы и помидоры он был целиком целый но чуть-чуть съехал с по с полёта они решили его перебрать на новую палет входит перебирание обнаружили в 7 упаковках по одной разбитой банки эти банки протекли сверху вниз и намочили весь полет и хотят вот этот весь полёт списать на водителя так как дела был в субботу они-то ничего не доделали и оставили меня ждать до понедельника вот хотел узнать вопрос как мне правильно написать в акте точто я никакой ответственности за это не несу точто я не видел что лежит в паллетах при загрузке что ихний банки сами могли лопнуть точто некачественный продукт а то они хотят все три палета повесить на меня и чтобы я их забрал и за них заплатил что делать в этой ситуации как правильно написать в ихнем акте как контролировать в дороге груз я не мог так как всё было под пломбы attachto 2 последний полёт развалилась наверняка этот был мал плёнки намотана не учили то что везти груз 3000 км по нашему по дорогам всё спасибо жду ответа
Отвечает юрист Валентин Максимов 05.05.2017
Что делать в этой ситуации как правильно написать в ихнем акте Как контролировать в дороге груз я не мог так как всё было под пломбы attachto 2 последний полёт развалилась наверняка этот был мал плёнки намотана не учили то что везти груз 3000 км по нашему по дорогам Всё спасибо Жду ответа

Добрый вечер Дмитрий!



Ничего не оплачивайте, если до этого дойдет. Вы водитель, доступа к палеттам не имели, груз опломбирован. Напишите в акте, то что вы пояснили в своем вопросе нам. Вы выполняли свою обязанность по перевозке груза доступа к грузу не имеете. Правила перевозки не нарушал.

Личные консультации веду в  в чате. Обращайтесь.

С уважением, юрист Соболев Евгений

Дмитрий 30.04.2017
Конкурсный управляющий подал ходатайство о полных нулях на счетах. прокуратура меня "футболит", что делать? решения суда еще нет, но по первому решению выплатили только спустя год. прокуратура "отмазывает" (ск обэп ти приставов). ссылаются на то, что у конкурсного управляющего нет документов по бухгалтерии, которые не передал им руководитель организации. следственный комитет прекратил уголовное дело в отношении руководителя. гражданский суд, в отношении организации, состоится через 3 недели. на тот момент организацию могут ликвидировать. что делать? зарплату и трудовую книжку мне не выдали потому что организации нет по месту юридического адреса. спасибо заранее за ответ.
Отвечает юрист Сергей Киселев 30.04.2017

Здравствуйте! Можете написать номер дела о банкротстве? судя из ваших слов, решения суда о признании организации банкротом еще нет, ранее было введено наблюдение, но мне все таки нужен номер дела, чтобы удостовериться и правильно вас проконсультировать

С уважением, Екатерина.

Статьи по теме
Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец

Приводим образец заявления на выдачу копии трудовой книжки, актуальный в 2018 г. Заявление на предоставление и получение копии трудовой: "прошу выдать копию"

Инструкция по ведению трудовых книжек

Правила ведения трудовых книжек в 2017 году тщательно регламентируются законодательством. Им устанавливается порядок хранения, ведения, внесения изменений и оформления дубликата.

Недействительная запись в трудовой книжке

Как правильно вносить исправления в трудовую книжку и вкладыш? Ошибки в записях о поощрения, об увольнении, неверно внесённые реквизиты приказа. Признание записи недействительной.