Какие документы хранятся в личном деле сотрудника
Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640
Законодательные требования
Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.
Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.
Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.
Какие меры необходимо принять
- Составить внутренний регламент ведения личных дел.
- Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
- Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.
Формирование документации
Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.
Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.
В личном деле сотрудника хранятся:
- заявление о приеме на вакантную должность;
- резюме;
- ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
- ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
- рекомендации предыдущих работодателей;
- все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
- трудовой договор и приложения к нему;
- данные аттестации;
- должностные инструкции.
Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.
Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:
- перечень документов в личное дело сотрудника;
- данные конкретного сотрудника;
- нумерацию папок;
- номенклатурные индексы;
- время составления;
- полный перечень бумаг;
- подпись кадрового работника;
- печать.
Образец внутренней описи документов
Скачать
Порядок ведения
Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.
Журнал учета личных дел, образец
Скачать
Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.
Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.
Выдача папок с личными данными
Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.
Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк
Скачать
Добрый день.
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона «О персональных данных» N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако данные документы содержат персональные данные работников, а их хранение и копирование подпадает под понятие «обработка персональных данных». Поэтому работодатель в данном случае должен обрабатывать персональные данные в соответствии с Федеральным законом и локальным нормативным актом. В частности, от работника должно быть получено письменное согласие на обработку и хранение персональных данных.
Здравствуйте!
Ст. 65 Трудового кодекса РФ обязывает работника предоставить работодателю при заключении трудового договора именно оригиналы документов. Никаких копий работник не обязан предоставлять. Работодатетель обязан спросить Ваше письменное согласие на обработку Ваших персональных данных.
ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
-страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
-документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
-справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
-справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
Анна здравствуйте!
Работодатель на основании п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей должен вносить в трудовую книжку записи по переквалификации и подготовке.
Согласно п. 21 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв Пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках») В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
— о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Хорошего дня!
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Добрый день, Елена. На данный момент существует перечень документов, включаемых в личные дела сотрудников государственных органов. Однако этот перечень используют многие организации не относящиеся к госслужбе (копия военного билета обязательная для сотрудников госслужбы). Однако все личные документы гражданина содержат его персональные данные и работодатель должен обращаться с ними согласно
ТК РФ, Глава 14. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА
У вас как у стороны по делу есть право на ознакомление с материалами дела и снятием копий с документов. Обратитесть с заявлением к судье о предоставлении возможности ознакомиться с материалами дела.
Должна ли аттестационная комиссия учреждения аттестовать педагога на соответствие занимаемой должности, как педагога не имеющего педагогического образования? В учреждении педагог работает с1987 года, имеет высшую квалификационную категорию.
Едена
Добрый день!
Едена, педагогические работники, имеющие квалификационные категории (1 или высшую) не проходят аттестацию на соответствие занимаемой должности. Т.е. они «автоматически» соответствуют занимаемой должности.
(Порядок аттестации педагогических работников (п. 22))
Удачи Вам!
Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора педагогический работник, поступающий на работу, должен предъявить работодателю следующие документы:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
До внесения в эту статью изменений работодателю было трудно узнать, имеет ли педагогический работник, принимаемый на работу, неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления. Получалось, что работодатель, на которого возложена ответственность за несоблюдение законодательства о труде, в том числе за прием на работу лиц, судимых за тяжкие и особо тяжкие преступления, обязан был обращаться в МВД за получением соответствующей информации.
С введением Федеральным законом N 387-ФЗ в ст. 65 ТК РФ нового абзаца теперь при заключении трудового договора педагогический работник, кроме перечисленных выше документов, должен представлять также справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.
К сведению. Справку о наличии (отсутствии) судимостей предоставляет Главный информационно-аналитический центр МВД и информационные центры МВД, ГУВД, УВД (п. 2 Инструкции о порядке предоставления гражданам справок о наличии (отсутствии) у них судимости, утвержденной Приказом МВД РФ от 01.11.2001 N 965).
Здравствуйте.Статьей 125 ТК РФ установлено, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должны быть не менее 14 календарных дней. Эта норма однозначно устанавливает, что разделение отпуска на части возможно только по соглашению сторон трудового договора. При этом продолжительность одной части отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, а продолжительность остальных частей отпуска также определяется по соглашению между работником и работодателем. Поэтому работодатель вправе только предложить работнику использовать ежегодный оплачиваемый отпуск по частям, а работник вправе не согласиться с этим предложением работодателя.
Ольга, надо в суд подавать на организацию. А заявления, написанные не вашей рукой вам только на руку (простите за игру слов), так как они не пройдут почвоведческую экспертизу, которую по ходатайству вашего представителя назначит суд. То что бухгалтер что-то неправильно оформил, это не ваша проблема и не ваша обязанность разбираться в порядке оформления декретного отпуска.
Здравствуйте Александр.
Вы вправе изменить условия трудовых правоотношений с работником в рамках статьи 72 Трудового кодекса РФ:
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Т.е. заключив соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, вынести приказ с которым ознакомить работника под росиспиь, внести соответствующую запись в его трудовую книжку.
При этом для дистанционных работников проведение СОУТ необязательно.
Письмо Минтруда и соцзащиты от 20 октября 2015 г. N 15-1/ООГ-5597:
Согласно статье 3 Федерального закона N 426-ФЗ специальная оценка условий труда не проводится только в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.
информировать об изменении трудового договора инстанции (ПФР и ФСС) и как они узнают о том, что мне не обязательно проводить спецоценку,
Такой обязанности напрямую законодательством не установлено согласно
Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 апреля 2016 г. N 202н «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей и лиц, приравненных к страхователям»
и
Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 25 февраля 2014 г. N 108н«Об утверждении Административного регламента предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Здравствуйте Александр.
Вы вправе изменить условия трудовых правоотношений с работником в рамках статьи 72 Трудового кодекса РФ:
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Т.е. заключив соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, вынести приказ с которым ознакомить работника под росиспиь, внести соответствующую запись в его трудовую книжку.
При этом для дистанционных работников проведение СОУТ необязательно.
Письмо Минтруда и соцзащиты от 20 октября 2015 г. N 15-1/ООГ-5597:
Согласно статье 3 Федерального закона N 426-ФЗ специальная оценка условий труда не проводится только в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.
информировать об изменении трудового договора инстанции (ПФР и ФСС) и как они узнают о том, что мне не обязательно проводить спецоценку,
Такой обязанности напрямую законодательством не установлено согласно
Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 апреля 2016 г. N 202н «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей и лиц, приравненных к страхователям»
и
Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 25 февраля 2014 г. N 108н«Об утверждении Административного регламента предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Добрый день, Ольга.
Для начала нужно уточнить, как «ООО Волжский» выкупил данное предприятие. В рамках какой процедуры, какие документы были подписаны, о чем? Не ясно, что конкретно куплено, поэтому я не могу сразу сказать, верно ли ваше утверждение о выкупе вместе с сотрудниками. Крепостное право какое то-)
Обратить с письменным заявлением к руководству вашей организации с просьбой разъяснить и дать мотивированный ответ! Данный ответ использовать в качестве доказательства в рамках судебного разбирательства!
Опираясь на судебную практику имеются положительные результаты!
Желаю удачи!
по поводу отказа в предоставлении Вам материальной помощи вы вправе обжаловать этот отказ в судебном порядке. Для этого вам необходимо собрать все имеющиеся документы: заявление, отказ и пр.
При обжаловании следует ориентироваться на ст.382 ТК РФ.
Условия коллективного трудового договора является обязательным для сторон трудовых отношений договором и обязательно для исполнения, статья 22 ТК РФ
Добрый день!
Во избежании затрат на юристов и выяснения всех фактических обстоятельств и нарушений ваших трудовых прав, а также для привлечения вашего работодателя к административной ответственности, советую обратиться с заявлением, написанном в свободной форме в Трудовую инспекцию. Заявление может быть подано с указанием конфиденциальности и работодатель не узнает, что это именно Вы на него нажаловались
Проведут комплексную проверку Вашего работодателя. Уж что нибудь то, да выявят незаконного. К тому же, материалы проверки помогут Вам в формировании доказательственной базы на суде.
Согласно трудовому законодательству, работники сферы образования должны своевременно проходить проверку на предмет соответствия занимаемой должности. В 2018 году порядок аттестации педагогических работников на соответствие должности претерпел некоторые изменения. По каким правилам теперь проходит проверка, расскажем в статье.
Содержание1 Производительность труда: формула расчета и анализ показателей1.1 Понятие производительности труда1.2 Алгоритм расчета1.3 Показатели1.4 Формула...
Содержание1 Как оформлять медицинскую книжку: советы и рекомендации :1.1 Медицинская книжка – это..1.2 Процесс оформления1.3...