ТРУДОВЫЕ ВОПРОСЫ
Главная | Трудовые вопросы | Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2018 году

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже).

Состав личного дела

Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:

  • анкета;
  • заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 );
  • копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Скачать

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.

Дополнение к анкете по учету кадров

Скачать

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Так, брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают: название организации, номер (если ведется нумерация), Ф.И.О. сотрудника, дата начала ведения (дата издания приказа о приеме), дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении), количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив), срок хранения (прописывается при закрытии дела).

Кто имеет доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.

Образец листа ознакомления

Скачать

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Хранение и учет личных дел работников

Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.

Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет. И только по истечению десятилетия эти документы будут переданы в архив, где срок хранения личных дел уволенных сотрудников будет определяться понятиями вечности (75 лет — почти что вечность).

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят вдогонку к новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).

Ответственность за распространение персональных данных

Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
  • должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

Важно помнить, что за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. подпункт «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ).

Вопросы и ответы юристов
Зиннур 31.03.2017
В организации работаю второй год (два года будет 19 марта 2018). в первый год работы отпуск взял по истечению 11 месяцев (в феврале 2017 года) 28 календарных дней. в этом году пришел с заявлением на отпуск 28 календарных дней. на что мне в отделе кадров сказали: 28 дней не заработал, так как только 11 месяцев прошло. а графика отпусков вообще нет. кто прав этой ситуации ? как быть?
Отвечает юрист Дмитрий Никифоров 31.03.2017

Ваши кадровики не правы.

Право на отпуск у работника возникает через полгода постоянной работы в одной организации. Поэтому через 6 мес., начиная с первого рабочего дня, сотрудник может заявить о своем желании использовать отпускной период за первый рабочий год.

​​За каждый последующий год работы сотрудник имеет право пойти отдыхать в любое согласованное с работодателем время, для чего составляется ежегодный график отпусков с распределением отпускных периодов всех сотрудников в течение года. График формируется в декабре предшествующего года на следующий год. При этом устанавливается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников в течение года. Все работники должны быть осведомлены о том дне, когда начинается их заслуженный трудовой отдых. Причем уведомление должно быть произведено под роспись.​

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:



для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Анатолий 02.05.2017
Добрый день, уважаемые юристы! разрешите задать небольшой вопрос. краткая предыстория: в 2017 году в период с 07 декабря по 31 декабря отработал в сдэк курьером, уволился по собственному желанию. обходной лист в силу праздников и других причин удастся окончательно подписать только сегодня. в отделе кадров мне раннее заявили, что окончательно со мной рассчитаются только аж 25 января 2018 г. (это стандартный день выплаты зп курьерам), что меня совсем не устраивает. разве по закону меня не обязаны рассчитать в день увольнения? прикрепляю к сообщению "ученический" договор, который был со мной заключен. по нему они мне платят не зп, а вообще "стипендию", может это дает им какое-то право так нагло себя вести? или может есть другие нюансы, которые для меня не очевидны. буду благодарен за помощь!
Отвечает юрист Кирилл Галкин 02.05.2017

Добрый день Анатолий!

Согласно ст 205 ТК РФ На учеников распространяется трудовое законодательство, включая законодательство об охране труда.  При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику, производится в день увольнения (140 ТК РФ).​

Однако, Если Вы не выполнили установленную ученическим договором обязанность пройти обучение  и в соответствии с полученной квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре, Вы обязаны будете вернуть работодателю полученную за время ученичества стипендию и возместить другие понесенные работодателем расходы в связи с ученичеством.​ (ст. 207 ТК РФ)

​------------------------

При этом обратите внимание на то что в п. 3.1.  размер стипендии составляет 27 000, а в расшифровке 35 000 рублей​

Отвечает юрист Олег Гусев 15.07.2016

Относительно пункта 4.2 действительно прописано что по окончании обучения........

Но, Анатолий обратите внимание на п. 4.1. Ссылаясь на него работодатель может применить ст 207 ТК РФ (в случае если у него юрист уловит это)

Иван 04.10.2016
Здравствуйте! помогите разобраться в следующем вопросе: у меня инвалидность 3-й группы по позвоночнику, я был принят на работу в предприятии 01.04.2015 г. первый отпуск, сроком 28 календарных дней + 3 дня за ненормированный рабочий день мною был взят по истечении 6 месяцев с 01.10.2015 по 31.10.2015 г. второй отпуск за период с 01.04.2016 по 31.03.2017 г. согласно графику предоставлен уже на 30 календарных дней (как для 3-й группы инвалидности) + 3 дня за ненормированный рабочий день с 01.08.2016 г. по 02.09.2016 г. часть третьего отпуска за период 01.04.2017 по 31.03.2018 г. была взята мной по семейным обстоятельствам на 21 день с 27.04.2017 г. по 19.05.2017 г. остаток отпуска сроком в 7 календарных дней использовал с 25.09.2017 по 01.10.2017 г. количество оставшихся дней в отделе кадров объясняют нормами в связи с которыми 3-й группе положены те же самые 28 дней, что и физически здоровому человеку, а 30 – для 1 и 2 групп. за новый период с 01.04.2018 по 31.03.2019 г. в отделе кадров сказали, что на 01.08.2018 г. у меня будет наработанный отпуск сроком только на 10 календарных дней (из расчета: 1 месяц работы=2,5 дня отпуска) мотивируя тем, что за первые 6 месяцев работы в 2015 году мною был взят отпуск не на 14 а на 28 дней и идёт перерасход отпускных дней, и за два первых периода сняли по 3 календарных дня, за 2017-2018 – 4 дня отпуска. правомерны ли действия отдела кадров?
Отвечает юрист Станислав Борисов 04.10.2016

Здравствуйте!

В соответствии со ст.23 Условия труда инвалидов ФЗ-№181 «О социальной защите инвалидов»

Инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации или абилитации инвалида.



Не допускается установление в коллективных или индивидуальных трудовых договорах условий труда инвалидов (оплата труда, режим рабочего времени и времени отдыха, продолжительность ежегодного и дополнительного оплачиваемых отпусков и другие), ухудшающих положение инвалидов по сравнению с другими работниками.
Для инвалидов I и II групп устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 35 часов в неделю с сохранением полной оплаты труда.
Привлечение инвалидов к сверхурочным работам, работе в выходные дни и ночное время допускается только с их согласия и при условии, если такие работы не запрещены им по состоянию здоровья.
Инвалидам предоставляется ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней.

Вам положен отпуск в  30 календарных дней.

Статьи по теме
Требования к организации рабочего места в 2018 году

Требования, предъявляемые к организации рабочего места, — это условия, которым должна отвечать зона труда. Их соблюдение позволит наилучшим образом организовать рабочий процесс и увеличить работоспособность сотрудника.

Чем кадровик может помочь родственникам умершего сотрудника

Наверное, самое тяжелое в работе кадровика — увольнение по смерти. Наша статья поможет преодолеть растерянность и подскажет, как правильно действовать, если беда случилась с вашим сотрудником.

Профессиональная тайна — что это такое и в чем ее отличие от служебной и коммерческой? какие ее виды существуют, например, в деятельности нотариуса рф?

Содержание1 Чем отличается служебная тайна от профессиональной?1.1 Определение служебной и профессиональной тайны: отличие и сходство1.2...