УВОЛЬНЕНИЕ
Главная | Увольнение | Архив личных дел уволенных работников

Хранение личных дел уволенных работников

Уничтожение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, возможно только по прошествии минимальных сроков хранения. Для соблюдения регламента кадрового делопроизводства работодателем создается архив личных дел уволенных работников.

Законодательно установлено правило по обособленному хранению бумажных формуляров с привязкой к номенклатуре дел. Принцип формирования архивных подборок основывается не на персональных данных физических лиц, а на датах издания приказов.

Как обеспечить сохранность личных дел

Ежегодно изданные кадровые приказы раскладываются по номерам и прошиваются. К подборкам распоряжений прикладываются описи. В подшивки необходимо включать приказы одного типа – отдельно систематизируются данные по увольнениям, по отпускам, следующее дело заводится для внутренних переводов. Количество папок зависит от степени детализации номенклатуры. В любом случае, хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть обеспечено работодателем.

Если приказы, переданные в архив, имеют приложения, эти бумаги подлежат хранению вместе с распоряжениями. Срок сохранности для дополнительных документов будет идентичен со сроком нахождения в архиве приказа. Личные карточки, оформленные по шаблону бланка Т-2, архивируются по аналогии с кадровыми распоряжениями и опечатываются.

Работодатель обязан сохранять личное дело уволенного сотрудника. В архив передается оригинал документа. Формуляры по уволенным и работающим специалистам должны быть обособлены друг от друга. При использовании данных из личных дел в качестве обоснования для издания приказа, к распорядительному бланку прикладывается выписка из дела или заверенная копия. Правила организации архивного хранения кадровых бумаг:

Папки с документами уволенных работников передаются в архив. Бланки складываются в специальные шкафы. Стеллажи для хранения должны быть защищены от огня и воздействия влаги. Расстановка папок осуществляется по двум сортировочным признакам:

Способ сортировкиКомментарий
Хронология создания подборкиДает возможность быстро определить, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников на текущую дату, когда их можно будет уничтожить
Алфавитный указательВторостепенный критерий, применяется внутри однотипных диапазонов дат

Срок хранения

Кадровая документация относится к категории бланков с продолжительным сроком хранения. Временные интервалы, на протяжении которых документы должны быть доступны пользователям, регламентируются на законодательном уровне. Сроки хранения личных дел уволенных работников равны 75 годам. Если до истечения этого периода предприятие прекратит свою деятельность, документы должны быть переданы в государственный архив.

Наименьший срок обеспечения сохранности предусмотрен для опросников и автобиографического материала – 1 год. Протоколы заседания коллегиальных органов должны храниться бессрочно. Ограничение в 75 лет архивного хранения предусмотрено не только для личных дел, но и для таких бланков:

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вопросы и ответы юристов
Светлана 02.06.2016
Добрый день! подскажите, обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы? и какая есть ответственность за не сдачу документов в архив? уволенных работников порядка 50 штук. деятельность была с 2006 г. были ли судебная практика по этому поводу. а то руководство категорически против сдачи доков, т.к. должным образом не велись. подскажите пожалуйста.
Отвечает юрист Дмитрий Мартынов 02.06.2016

Светлана добрый день!

При ликвидации хозяйственного общества, в том числе в результате банкротства, документы, образовавшиеся в процессе его деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу (трудовые договоры и т.д.), а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив ( ч 10 ст 23  Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов — влечет  наложение  административного штрафа  на  должностных лиц  в  размере  от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

В случае непередачи документов в архив при ликвидации организации (в т. ч. при уничтожении документов, подлежащих передаче) члены ликвидационной комиссии могут быть привлечены и к уголовной ответственности в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов.

Всего доброго!

Валерия 25.06.2017
Здравствуйте, я работаю с в данной организации с 28.08.2016г., в апреле 2017г. была перевод из одной сферы в другую, и работников частично уволили, частично перевели. я оказалась в числе уволенных, 11.04.2017г я была уволена 12.04.2017г. принята, соответственно мне выплатили расчёт, по графику отпуск у меня должен был быть в августе. сейчас я написала на отпуск с 01.08 по 12.08(т.к я заработала с апреля только 12дней), и с 13.08 по 31.08 за свой счёт. на 12 дней мне подписали, а за свой счёт мне отказывают. хотела бы узнать, что в такой ситуации делать, просто плюс ко всему я сейчас беременна естественно хотелось бы уйти на месяц, т. к. у меня дочери 4 года и мы уже купили путёвку
Отвечает юрист Павел Алексеев 25.06.2017

Здравствуйте, Валерия.

Статья 128 Трудового кодекса РФ указывает, что по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем, т.е. он может быть предоставлен с разрешения руководителя организации и оформляется соответствующим приказом (распоряжением). 

Отдельным категориям работников не может быть отказано в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. К ним относятся: — участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году; — работающие пенсионеры по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году; — работающие инвалиды — до 60 календарных дней в году; — родители и жены (мужья) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней; — работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней. Этот перечень не является исчерпывающим. 

В Трудовом кодексе РФ, федеральных законах, законах субъектов РФ или локальных нормативных актах могут закрепляться другие категории работников, имеющих право на отпуск без сохранения заработной платы, и случаи его предоставления. Например, работники, допущенные к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения, — продолжительность до 15 календарных дней, в средние — 10 календарных дней (гл. 26 Трудового кодекса РФ), 

— женщины, осуществляющие уход за ребенком до трех лет, имеют право на отпуск без сохранения заработной платы (ст. 256 Трудового кодекса РФ). В соответствии со статьей 263 Трудового кодекса РФ дополнительные отпуска без сохранения заработной платы предоставляются лицам, осуществляющим уход за детьми. Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери (отцу), воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней. В этом случае указанный отпуск по заявлению соответствующего работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается. 

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется также: работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — на время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 Трудового кодекса РФ); работающим по совместительству, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска по совмещаемой работе меньше продолжительности отпуска по основному месту работы — на недостающие до этой продолжительности дни (ч. 2 ст. 286 Трудового кодекса РФ); работникам, удостоенным звания Героя Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам орденов Славы, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы — до трех недель в году в удобное для них время года. Кроме того, отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены рядом федеральных законов, например: — Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» — государственным служащим на срок до одного года, если иное не предусмотрено федеральным законом; — Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» — муниципальным служащим на срок не более одного года, если иное не предусмотрено федеральным законом. 

Статьи по теме
Судебная практика при увольнении за прогул

Трудовое законодательство относит прогул к грубым нарушениям трудовых обязанностей, за однократное совершение которого работник может быть уволен. Но опытные кадровики знают, что уволить сотрудника за совершение проступка не так-то просто.

Увольнение работников при ликвидации (пошаговая процедура) по тк рф в 2018

Увольнение работников при ликвидации / банкротстве предприятия по ТК РФ (статья 81): пошаговая процедура, образец уведомления. Выплаты. Запись в трудовой книжке. Как уволить многодетных, в декрете, на больничном, пенсионеров сотрудников

Увольнение после декретного отпуска

Увольнение после декретного отпуска не может произойти по инициативе работодателя, если для этого нет особых оснований – прекращения действия срочного договора или ликвидации предприятия.