БУХГАЛТЕРИЯ
Главная | Бухгалтерия | Правила ведения делопроизводства и документооборота в 2018

Делопроизводство в целом и в частностях

Существуют ли правила ведения делопроизводства

Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:

  • Создание (поступление)

  • Регистрация

  • Передача по назначению

  • Контроль перемещения

  • Контроль исполнения или возврата

  • Архивирование.

Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.

Делопроизводство и архивоведение

Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве – значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.

Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.

На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.

Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания – старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.

Секретное делопроизводство

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.

Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Ведение воинского учета

Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 – понадобится уже два таких специалиста.

В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:

  • Проверка наличия документов воинского учета у новичков

  • Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных

  • Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников

  • Проведение ежегодных сверок с военкоматом

  • Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами

  • Утверждение плана работы на год с военкоматом

  • Ежегодное утверждение инструкции

  • Ведение отчетности

  • Прохождение проверок

Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.

ВАЖНО!
Вопреки устоявшемуся мнению, воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста. Уволенные в запас военнослужащие и даже те, кто не служил вовсе, являются военнообязанными в случае войны. Среди них есть и женщины, это медработники или бывшие военнослужащие.

При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.

Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации. О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.

Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.

Вопросы и ответы юристов
Любовь 16.03.2016
Здравствуйте! я работаю инженером-лаборантом в омском государственном аграрном университете на кафедре геодезии. в мои обязанности входит ведение документооборота кафедры, выдача учебного оборудования, материальная ответственность за оборудование и методическую литературу по кафедре. никакой педагогической работой я не занимаюсь. отношусь к категории учебно-вспомогательного персонала (увп). 17 апреля 2018 пришло распоряжение "сверху", что все сотрудники подразделения должны в обязательном порядке пройти курсы повышения квалификации "вопросы нормативно-правового и организационного обеспечения образования и лиц с ограниченными возможностями здоровья в вузах". все бы ничего, но заплатить за это я должна из собственных средств. на моё возражения, что у меня итак слишком маленькая зарплата, последовал ответ: тогда будем сокращать. подскажите, правомерна ли администрация требовать прохождения курсов повышения квалификации за счет собственных средств сотрудника? могу ли я отказаться от прохождения курсов? с уважением, любовь семиволкова, г. омск
Отвечает юрист Кирилл Попов 16.03.2016

Здравствуйте, Любовь!

Вы спрашиваете: 

Правомерна ли администрация требовать прохождения курсов повышения квалификации за счет сотрудника?

Если исходить из смысла и содержания приведенной ниже ст. 196 ТК РФ, то работодатель не вправе требовать повышения квалификации работника за счёт самого работника. Так что, Вы можете отказаться ехать на повышение квалификации за свой счёт.

Статья 196. Права и обязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников

Необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель.
Подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности.
Работникам, проходящим подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с получением образования, предоставлять гарантии, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Статьи по теме
Основные формы и системы оплаты труда на предприятии

Вступая в трудовые взаимоотношения с работником предприятия, администрация фирмы в соответствии с оф

Должности в бухгалтерии по классификатору

Система классификации: должности по классификатору: бухгалтерия и торговля. Классификатор должностей: наименование должности по классификатору: название должности.

Как составляется приказ о ведении бухгалтерского учета директором: рекомендации, образец

Далеко не на каждом предприятии рекомендуют составлять приказ о ведении бухгалтерского учета директором, образец этого документа всегда находится в открытом доступе. Он помогает наладить производство так, чтобы всё шло без сбоев.