ДРУГОЕ
Главная | Другое | Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2019 году

Каждая компания в процессе своей деятельность собирает огромное количество различных документов. Каждый из них необходимо хранить определенное количество времени, после чего документ может быть уничтожен. Однако следует иметь ввиду, что занимаются этим только специально подготовленные сотрудники с соблюдением правовых норм. В статье рассмотрим как проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Срок хранения документов

В течение деятельности любой компании создаются различные дела, каждое из которых имеет определенный срок хранения. Это главный критерий определения возможности уничтожения документов. Устанавливается время хранения дел типовыми и ведомственными документами. Различают определенные группы актов, которые имеют следующие сроки хранения:

  • До 10 лет;
  • Свыше 10 лет;
  • Имеющие постоянный срок хранения.

Рассмотрим документы, которые подлежат уничтожению после 10 лет хранения. В октябре 2010 года вступил в действие Перечень типовых документов, с указанием срока их хранения (Приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010). Все акты, которые формируются кадровыми службами хранятся определенное время, установленное в соответствии с указанным Перечнем. Эти сроки фиксируются в нормативны документах компании.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Порядок исчисления сроков хранения документов

Начало срока хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом их окончания в делопроизводстве. Предположим, срок окончания дела наступил в 2016 году, соответственно с 1 января 2017 года можно отсчитывать срок хранения. Включают в акт дела только в том случае, если их срок хранения уже истек 1 началу года. То есть, законченное в 2016 году дело, срок хранения которого равен 5 лет, в акт включаются только с 1 января 2022 года. Различают также такой срок хранения, как «до минования надобности». В этом случае время ликвидации компания определяет самостоятельно. Но ранее одного она быть не может.

Порядок уничтожения документов

Весь процесс уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  1. Определение актов, у которых истекли сроки хранения;
  2. Проведение экспертизы актов;
  3. Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья.

Важно! Уничтожение документов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий, а нарушение этого процесса ведут к наложению на компанию штрафа.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Определение актов с истекшими сроками хранения

Такие документы, срок хранения которых определяется как «до 10 лет включительно», обычно не передаются в архив. Они подлежат хранению в структурных отделах компании, которые самостоятельно выделяют их для уничтожения (Читайте также статью ⇒ ).

Проведение экспертизы

Основное выделение документов для уничтожение – это процесс экспертизы. Проводится экспертиза по итогам года в начале следующего года в структурных подразделениях компании. При этом происходит процесс подготовки дел для передачи их в архив, а часть из них выделяют для ликвидации. Для передачи в архив дела оформляют и составляют на них описи. Для уничтожения дел создается экспертная комиссия. В состав ее включают не менее 3 сотрудников компании из числа самых квалифицированных. Также в состав комиссии может быть включен архивариус окружного архива.

Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводится при работнике архива. Комиссия определяет какие документы подлежат уничтожению, но окончательное решение принимает руководитель компании.

Важно! Правила по выделению документов, срок которых уже истек необходимо закрепить в локальных нормативных документах. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству.

Уничтожение документов в связи с реорганизацией или ликвидацией

Если организация проходит процедуру ликвидации, это не означает, что документы с не истекшим сроком хранения также подлежат уничтожению. Они должны передаваться в архив со специально составленной описью. Те документы, срок которых уже истек могут быть уничтожены в общем порядке.

В случае реорганизации документы передают компании – правопреемнику. При этом их разбивают по определенным группам, нумеруют, прошивают в папке в хронологическом порядке. На каждую папку наклеивают лист, в котором указывается число листов.

Согласование акта с выделенными к уничтожению документами

Акт по выделению документов, подлежащих уничтожению составляется сразу один по всем документам. Каждое подразделение компании составляет свой акт, после чего они передаются отделу делопроизводства, где формируется общий акт. На общем акте проставляют свою отметку о согласовании экспертная комиссия. В акте указываются дела, подлежащие уничтожению, указывается их количество.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Сведения по уничтожаемым делам должны соответствовать действительности. Все дела, которые включаются в акт от остальных дел отделяют и хранят отдельно. Те дела, которые были отобраны для уничтожения передают на утилизацию в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья. Оформляют сдачу дел накладной сдачи-приемки, где указывают количество дел, а также их вес. Один экземпляр такой накладной передают в компанию, где он хранится вместе с актом.

Ответственность за нарушение порядка по уничтожению документов

Соблюдение Закона об архивном деле подлежит контролю следующими органами:

  • Федеральными органами госвласти;
  • Органами госвласти субъектов РФ;
  • Органы исполнительной власти по субъектам РФ по архивным делам.

Такими ведомствами производятся проверки по выполнению компаниями требования соблюдения законодательства по архивному делу. В случае нарушения этих требований, компании подлежат следующим видам ответственности:

  • Гражданско-правовой;
  • Административной;
  • Уголовной.

Штрафные санкции при нарушении правил уничтожения определяются статьей 13.20 КоАП РФ. Размеры штрафов предусмотрены следующие:

  • 100 – 300 рублей – для граждан;
  • 300 – 500 рублей – для должностных лиц.

При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу нескольких требований, штраф будет накладываться по каждому из них.

Когда штраф не взымается

Компании смогут избежать штрафов, если докажут, что уничтожение документов произошло по причине форс-мажорных ситуаций, например, при пожаре или краже (Читайте также статью ⇒ ). В качестве доказательства компании могут предоставить следующие документы:

  • Справку из милиции, где указано, что по факту краже возбуждено уголовное дело;
  • Акт о пожаре;
  • Иные документы.

Важно! Если уничтожение документов произошло в следствии пожара, но в компании не была установлена пожарная сигнализация, то такую ситуацию за форс-мажор не признают.

Законодательная база

Закон №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (495) 018-08-54

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 628-71-73

Звонок в один клик

Вопросы и ответы юристов
Елена 03.11.2016
Здравствуйте. меня беспокоит такой вопрос. я работаю в продуктовом магазине, вчера у нас был учёт, произошёл акт списания на 176 тысяч, и недостача на 20 тысяч. сегодня я написала заявление об увольнении, мне вскоре позвонили и сказали что повесят на меня эту сумму. и если я уволюсь они подадут на меня в суд. хотя само начальство сказали вынести весь этот просрок из магазина, куда угодно. а сегодня говорят по камерам видно как вы выносите это все из магазина. имеют ли они право всю эту огромную сумму на меня вместить?
Отвечает юрист Владимир Васильев 03.11.2016

Добрый день. Права они конечно не имеют. Однако тут вопрос не в праве — а в том кто и что из вас может доказать в случае судебного, а не дай Бог — уголовного разбирательства. Необходимо боле подробно разбираться в ситуации. 

Отвечает юрист Амалия Веснушника 10.07.2018

Здравствуйте, Елена! Обычно в случае обнаружения недостатка товара или денежных средств в магазине требуется:

Составить акт о недостаче в двух экземплярах, с точным указанием наименования товара, количества и суммы. Акты должны быть заверены подписью ответственных лиц и подотчетным торговым работником (Вами, как продавцом).

Вы также как материально ответственно лицо обязаны предоставить на имя руководителя магазина объяснительную записку. Вот в этой объяснительной укажите, что Вы не причастны к недостаче, предоставьте доказательства.

ТК РФ, Статья 247. Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения

 
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
(часть вторая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.

Во всяком случае решение о возмещении Вами ущерба магазина в результате недостачи Вы вправе обжаловать в судебном порядке. Если начальство Вам дало указание убрать просроченную продукцию, и вследствие этого возникла недостача, то надлежит установить все обстоятельства, привлечь свидетелей, такой факт в суде нужно доказать.

Эдуард 02.07.2016
Здравствуйте вчера отстранили от работы а сегодня уволили из за диагноза вич могу ли я требовать компенсацию и какова шансы?
Отвечает юрист Роман Белоусов 02.07.2016

Добрый день!

Федеральный закон от 30.03.1995 № 38-ФЗ
«О предупреждении распространения в Российской Федерации заболевания, вызываемого вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции)»

Статья 17. Запрет на ограничение прав ВИЧ-инфицированных

Не допускаются увольнение с работы, отказ в приеме на работу, отказ в приеме в образовательные учреждения и учреждения, оказывающие медицинскую помощь, а также ограничение иных прав и законных интересов ВИЧ-инфицированных на основании наличия у них ВИЧ-инфекции, равно как и ограничение жилищных и иных прав и законных интересов членов семей ВИЧ-инфицированных, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом.

Статьи по теме
Потребительская корзина 2018: состав, цена на месяц, список в россии

Потребительская корзина 2018 в России: состав, список, цены на месяц. Что входит в потребительскую корзину. Полный список, цены на продукты, фото, видео.

Лунный календарь стрижек на июнь 2018 года: самые благоприятные дни (таблица)

Благоприятные дни для стрижек на июнь 2018 года. Рассмотрим все благоприятные дни и отменим неблагоприятные для стрижки дни, подробная таблица, фото, видео.

Гражданство чехии в 2018 году - как получить, россии, двойное, при покупке недвижимости, разрешено ли

Чехия является участником Европейского союза и ежегодно привлекает множество туристов, которые затем стремятся переехать жить на постоянное место жительство, ведь это страна идеально подходит для работы, ведения бизнеса. Согласно статистическим данным шанс получить гражданство данной страны довольно низкий. Но, несмотря на этот факт, людей стремящихся стать гражданами данной страны с каждым годом становиться больше.