ОТПУСК
Главная | Отпуск | Заполнение графика отпусков: образцы унифицированной формы Т-7, приказа об утверждении, а также как правильно составить и когда начинать делать на следующий год

Составление графика отпусков: образец заполнения формы т-7, пошаговое проведение процедуры

Каждый работающий человек имеет право на отдых. Такое право он может реализовать, если составит заявление на предоставление отпуска.

График отпусков является обязательным документом для любой организации. С его помощью определяется дата предоставления ежегодного отпуска сотрудникам организации, обеспечивается бесперебойный процесс работы, а также планируется размер финансов для оплаты отпусков, поэтому очень важно правильно составить и вовремя оформить данный документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73. Это быстро и бесплатно!
Содержание:
  • Что это такое и для чего он составляется?
  • Сроки оформления и утверждения
  • Основание
  • Список лиц, которые имеют право на предоставление отдыха в удобное для них время
  • Пошаговое проведение процедуры
  • Как заполнить документ по правилам?     Нужно ли утверждать приказом и когда?    
  • Ответственность
  • Заключение
  • Что это такое и для чего он составляется?

    Это локальный нормативный правовой акт, в котором отражается очередность предоставления ежегодных трудовых отпусков. Другими словами, это документ, на основании которого планируется кто и в какое время время будет отдыхать.

    Кто составляет? В процессе составления документа должны принимать участие руководители всех подразделений организации, потому, что только они могут учесть все нюансы для обеспечения бесперебойной работы подчиненного им подразделения.

    Например, руководитель должен заранее предусмотреть, на кого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника.

    Руководителем структурного подразделения может быть составлен опросный лист, в котором будут зафиксированы пожелания подчиненных касательно даты представления отдыха.

    После составления документов на каждом структурном подразделении, их предоставляют в профсоюзную организацию. Без согласования с профсоюзом, при наличии таковой в организации, документ будет считаться недействительным.

    Затем кадровая служба сводит все документы в единый график. Кадровой службой могут учитываться пожелания сотрудников уйти отдыхать в определенное время, но это не является обязанностью.

    Важно! Есть категории граждан, мнение которых в обязательном порядке должно учитываться при составлении графика отпусков. Отпуск таким сотрудникам предоставляется по их желанию и в удобное для них время (ч.4 ).

    Сроки оформления и утверждения

    Составляется график на следующий календарный год в декабре, так как срок утверждения приказом должен произойти не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Процесс составления очень трудоемкий и может затянуться, поэтому к разработке документа нужно подготовиться заранее.

    Основание

    Основанием для составления документа является приказ руководителя о его подготовке на новый календарный год. Приказ не имеет унифицированной формы и составляется в каждой организации самостоятельно. В нем обязательно должно быть отражено основание для составления.

    Например: Для своевременного составления графика отпусков на следующий календарный год и бесперебойной работы компании, приказываю… Далее перечисляются все пункты настоящего приказа.

    Например:

    1. Руководителям структурных подразделений предоставить списки работников с указанием предполагаемых сроков отпусков. Данные списки довести до сведения профсоюза до (определенная дата).
    2. Профсоюзной организации внести мотивированные корректировки в графики отпусков до (определенная дата).
    3. Начальнику отдела кадров составить сводный график отпусков с учетом мнения профсоюза и предоставить его на утверждение до (определенная дата).

    Далее приказ подписывается директором и всеми ознакомленными лицами.

    Список лиц, которые имеют право на предоставление отдыха в удобное для них время

    Право на предоставление отпуска в любое время имеют:

    • Участники Великой Отечественной войны и приравненные к ним лица.
    • Герои Советского Союза.
    • Герои Российской Федерации.
    • Полные кавалеры ордена Славы.
    • Лица, награжденные знаком «Почетный донор России».
    • Женщины, имеющие двух и более детей до 12 лет.
    • Опекуны (попечители) несовершеннолетних детей.
    • Лица, получившие заболевание вследствие катастрофы на ЧАЭС и других авариях на атомных объектах.
    • Работники моложе 18 лет.
    • Женщины, супруги которых являются военнослужащими.
    • Женщины перед отпуском по беременности и родам.
    • Мужья, в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.
    • Совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе).

    При очередности предоставления отпусков учитывается трудовой стаж сотрудника и его профессиональные заслуги в данной организации. Так же график должен учитывать особенности производственного процесса, обеспечивать его непрерывность и бесперебойность с учетом взаимозаменяемости сотрудников.

    Справка! Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течении года, но бывают случаи, когда работодателю выгодно отправить в отпуска большую группу людей одновременно.

    Это может быть связано с сезонностью работ или снижением спроса на конкретный вид продукции.

    Пошаговое проведение процедуры

    1. Приказ о подготовке графика.
    2. Проекты графиков на структурных подразделениях.
    3. Согласование с профсоюзом.
    4. Сводный график.
    5. Утверждение руководителем.

    Как заполнить документ по правилам?

    График составляется в свободной форме. Порядок составления может быть закреплен во внутренних документах организации. Это могут быть как кадровые документы, например, инструкция по делопроизводству, так и нормативные акты, например, коллективный договор.

    Для удобства можно воспользоваться унифицированной формой № Т-7. Обязательные графы документа:

    1. Структурное подразделение, к которому относится работник.
    2. Должность согласно штатного расписания
    3. ФИО.
    4. Табельный номер.
    5. Сколько дней отпуска будет составлять продолжительность основного оплачиваемого отпуска сотрудника в будущем году. Справка: если отпуск разделен на части, то это заполняется отдельной строкой.
    6. Дата начала отпуска. Обычно в этой графе указывается только месяц, а конкретное число ухода на отдых выбирается позже по договоренности с нанимателем. Важно! по правилам, при заполнении 1-6 граф документ утверждается руководителем, а остальные графы заполняются по факту в течении следующего года, на который составляется график.
    7. Дата, фактического ухода в отпуск.
    8. Основание для переноса отпуска.
    9. Дата предположительного отпуска в текущем или следующем году.
    10. Примечание. Эта графа предусмотрена для специалиста, который следит за соблюдением графика. Он может вносить сюда изменения и корректировки.

    Законодательство РФ не обязывает нанимателя знакомить своих подчиненных с графиком отпусков под роспись. Однако, это лучше сделать, чтобы в дальнейшем избежать конфликтных ситуаций. Поставить роспись об ознакомлении сотрудник может на оборотной стороне документа. На некоторых предприятиях для этой цели заводят специальный журнал для ознакомления.

    В графике необходимо фиксировать все изменения, связанные с предоставлением отпусков , а также ссылаться на документы, которые послужили основанием для этих изменений.

    Изменения:

    1. Отпуск может быть перенесен на другой срок. Дата перенесенного отпуска заносится в графу 7 – дата, с которой работник фактически ушел в отпуск. В графе 8 указывается основание для переноса (заявление работника, приказ нанимателя).
    2. Отзыв из отпуска. Если сотрудника пришлось отозвать с отпуска по производственной необходимости, изменения так же должны быть зафиксированы в графике. Основанием в этом случае будет являться приказ нанимателя.
    3. Деление отпуска на части. Если отпуск предоставляется частями (например, работник изъявил желание взять не весь отпуск сразу), и ранее это не было отражено в графике, изменения должны быть отражены в документе. Основание (заявление сотрудника). Важно! при делении отпуска на части, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней.

    Со всеми вносимыми изменениями в графике отпусков необходимо ознакомить сотрудников. Для этого на оборотной стороне документа вносится запись: с изменениями ознакомлен, и ставятся соответствующие подписи.

    Трудовой Кодекс Российской Федерации не обязывает нанимателя вносить изменения в уже утвержденный график. Поэтому, если в организацию будут приняты новые сотрудники, можно либо оформить новый документ для вновь прибывших, либо отпустить их отдыхать на основании заявления.

    Нужно ли утверждать приказом и когда?

    Ответим на вопросы: кто утверждает и когда должен быть утвержден. Утверждается график приказом руководителя, который должен быть составлен не позднее двух недель до начала очередного календарного года. Документ не имеет унифицированной формы и может составляться в произвольном виде.

    Пример распоряжения: на основании приказываю утвердить график отпусков на (указывается календарный год).

    1. Инспектору по кадрам ознакомить работников с настоящим графиком отпусков и составить всю необходимую документацию для предоставления очередных отпусков.
    2. Главному бухгалтеру обеспечить своевременный расчет работников в связи с уходом в очередные отпуска.

    Приказ подписывают руководитель предприятия и ознакомленные лица.

    Ответственность

    Справка. Отсутствие, неправильное ведение, а также несоблюдение графика чревато для нанимателя наложением административного штрафа.

    При несоблюдении законодательства о труде и ущемлении своих прав, работник может обратиться за защитой в профсоюзную организацию, в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру или суд. предусматривает наложение штрафа на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30000 до 50000 рублей. При повторном нарушении наказание ужесточается.

    Заключение

    Графики отпусков являются обязательными для исполнения как для руководителя так и для наемных работников. Поэтому составляться он должен правильно, учитывая мнения обеих сторон.

    Делать документ нужно вовремя, учитывая установленные законодательством сроки. Важно правильно вносить полную и достоверную информацию, фиксировать все происходящие изменения и знакомить с ними всех заинтересованных лиц.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
     
    +7 (499) 288-16-73 (Москва)
    +7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно!
    Материалы из раздела Комментарии 0 Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.Добавить комментарий

Вопросы и ответы юристов
Александр 20.05.2018
Лишили прав за отказ отмедосвидетельствования , возьмут ли меня по истечению срока , работать в полицию или фсин
Отвечает юрист Артём Анисимов 20.05.2018

Здравствуйте, Адлександр. В соответствии с законом о службе в ОВД:

5. Гражданин не может быть принят на службу в органы внутренних дел в случаях, предусмотренных пунктами 1, 2, 4 - 9 части 1 статьи 14настоящего Федерального закона, а также в случаях, если он:
1) имеет вид на жительство или иной документ, подтверждающий право на его постоянное проживание на территории иностранного государства;
2) является подозреваемым или обвиняемым по уголовному делу;
3) неоднократно в течение года, предшествовавшего дню поступления на службу в органы внутренних дел, подвергался в судебном порядке административному наказанию за совершенные умышленно административные правонарушения;
4) подвергался уголовному преследованию, которое было прекращено в отношении его за истечением срока давности, в связи с примирением сторон (кроме уголовных дел частного обвинения, прекращенных не менее чем за три года до дня поступления на службу в органы внутренних дел), вследствие акта об амнистии, в связи с деятельным раскаянием, за исключением случаев, если на момент рассмотрения вопроса о возможности принятия на службу преступность деяния, ранее им совершенного, устранена уголовным законом;
5) не согласен соблюдать ограничения и запреты, исполнять обязанности и нести ответственность, если эти ограничения, запреты, обязанности и ответственность установлены для сотрудников органов внутренних дел настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.
Лилия 30.03.2017
Имеет ли право директор школы требовать выполнение своего приказа, который издан задним числом и устанавливать жесткие сроки его исполнения?
Отвечает юрист Егор Иванов 30.03.2017

Здравствуйте!

Директор школы имет право требовать исполнения своих законных приказов. но он не имеет право издавать приказы «задним числом».

ГК РФ ст53

3. Лицо, которое в силу закона, иного правового акта или учредительного документа юридического лица уполномочено выступать от его имени, должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно. Такую же обязанность несут члены коллегиальных органов юридического лица (наблюдательного или иного совета, правления и т.п.).

Александр 29.03.2016
В отпуске нашел другую работу. пришел в отдел кадров, где выяснилось что я должен был идти отпуск с ноября, т.к. был устроен в ноябре 2012 года. хотя отпуск плановый. бухгалтер сказала что я остался должен организацие. как то они посчитали за пять рабочих дней. законно ли это или просто хотят обмануть?
Отвечает юрист Елена Сергеенко 29.03.2016

Добрый день, Александр.
В соответствии с абз 5 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса РФ если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого уже получил ежегодный оплачиваемы отпуск, то работодатель вправе удержать задолженность за неотработанные дни отпуска, при этом согласно ч. 3 ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может удержать такую задолженность независимо от согласия работника. Если конечно в Вашем (работника) окончательном расчете на день увольнения достаточно средств для удержания за неотработанные дни отпуска, если средств недостаточно, то в силу п. 5 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2013 года (утвержденного. Президиумом Верховного Суда РФ 05.02.2014) работодатель не сможет взыскать эту сумму в судебном прядке.
По ст 115 и 122 Трудового кодекса РФ работникам ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск продолжительность 28 календарных дней, при том рабочий год исчисляется не с 1 января, а со дня поступления на работу. То есть в Вашем случае рабочий год для исчисления отпускных начинается с ноября 2012, и если в год увольнения Вы использовали все положенные по законодательству 28 календарных дней отпуска или больше, то у работодателя есть основания для удержания задолженности за неотработанные дни отпуска.

Отвечает юрист Юлия Михайлова 26.04.2017

Добрый день, Александр!

Во-первых, право на отпуск вы имеете по истечение 6 месяцев с момента трудоустройство. Отпуск вам дается в соответствие с утвержденным графиком.

Во-вторых, даже если право на отпуск у вас еще не возникло, но работодатель вас в него отправил, то ни каких выплат с вас он требовать не вправе.

Анатолий 21.12.2016
У меня срочный трудовой договор с местом работы в оренбурге. при расторжении договора требуют личного присутствия в ок (г. санкт-петербург). правомочно ли желание ок? дорогу организация оплачивает. могу ли я при написании заявления об увольнении по собственному желанию указать адрес, куда необходимо будет отправить трудовую и не выезжать в г. санкт-петербург?
Отвечает юрист Дмитрий Румянцев 21.12.2016

Да, если срочный трудовой договор истекает и продлять его Вы не собираетесь, то вправе написать заявление с просьбой произвести увольнение и выслать трудовую книжку ценным письмом по указанному Вами адресу.

Закон не обязывает работника лично являться в отдел кадров, тем более в другой город

Отвечает юрист Слава Сидоренко 22.11.2016

Добрый день! Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового

договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с
ним расчет в соответствии со статьей 140
настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также
обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов,
связанных с работой.

Если Вы направите работодателю заказное письмо с уведомлением (лучше с описью вложений), с указанием направить в Ваш адрес Вашу трудовую книжку посредством почтовой связи, он обязан будет это сделать.

Обычно, работодатель сам заинтересован
в том, чтобы работник своевременно получил трудовую книжку и должен принять
меры к этому. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать
трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от
ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о
необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В данном случае, получив от Вас соответствующее заявление с требованием направить по почте трудовую книжку, работодатель обязан незамедлительно это сделать.Статьей 234 ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки.

Отвечает юрист Александр Пашков 27.04.2016

Здравствуйте!

Лично присутствовать Вы не обязаны. Заявление об увольнении можно направить почтой заказным письмом с ознакомлением и описью вложения. Срок предупреждения об увольнении будет считаться с даты получения письма работодателем. В заявлении также просите направить трудовую книжку почтой и указываете по какому адресу. Если увольнение происходит в связи с истечением срока ТД, то писать заявление об увольнении не нужно.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Статьи по теме
При каких обстоятельствах и почему отпускные выплаты получаются меньше, чем заработная плата

Отпускные выплаты и порядок их расчета по среднему заработку. Обстоятельства, причины, по которым расчеты зарплат получаются выше отпускных и может ли быть наоборот.

Перенос отпуска: как оформить, причины, образец заявления, правила процедуры, документы

Перенос отпуска: пожелание сотрудника, перенос отпуска, причина переноса отпуска, отмена отпуска, график, оформление, формы документов.

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы: образец, как оформить предоставление административного отдыха, форма приказа и можно ли взять задним числом

Из статьи узнаете, как оформить заявление на отпуск без сохранения заработной платы: образец, форма приказа и другие документы, чтобы уйти на административный отдых за свой счет. Как взять задним числом и обязан ли работодатель его предоставить?