ПЕРСОНАЛ
Главная | Персонал | Хранение и обработка персональных данных сотрудников в 2019 году

Как хранить персональные данные работников в отделе кадров в 2019 году

Еще до приема на работу нового сотрудника, работодатель начинает работать с его персональными данными. В статье разберем как в организации происходит хранение и обработка персональных данных, а также рассмотрим какая работодателю грозит ответственность за разглашение персональных данных.

В каких документах содержатся персональные данные

При трудоустройстве работник предоставляет работодателю определенные документы. Каждый из этих документов содержит персональные данные (ПД) работника. Как правило при приеме на работу требуются следующие документы:

  • Паспорт;
  • СНИЛС;
  • Трудовая книжка;
  • Военный билет;
  • Диплом.

В некоторых случаях работодатель запрашивает и иные документы, но только если это установлено действующим законодательством. Такими документами являются медкнижка, ИНН и справка 2-НДФЛ. И каждый из этих документов содержит персональные сведения о принимаемом сотруднике. Специального перечня, к которому можно отнести ПД нет. Под ними понимают такие сведения, по которым работник может быть идентифицирован. То есть это, ФИО, адрес проживания, данные паспорта, квалификация, фото и видео записи с работником и т.д.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Ознакомление работника с Положением о персональных данных

Важно! Еще до момента подписания трудового соглашения, нового работника необходимо ознакомить с Положением о персональных данных (68 ТК РФ).

О том, что работник с ним ознакомился может свидетельствовать подпись:

  • В трудовом соглашении;
  • В специальном листе ознакомления с Положением;
  • В специальном журнале.

Если Положения о ПД в компании нет, его необходимо разработать, утвердить, а затем ознакомить с ним всех сотрудников. В Положении необходимо предусмотреть порядок хранения, обработки ПД и условия доступа к ним (Читайте также статью ⇒ ).

Документы для обработки данных сотрудника

Чтобы работодатель мог работать с ПД, обрабатывать их, необходим определенный перечень документов. Одним из них является согласие на обработку персональных данных. Помимо этого оформляют обязательство о неразглашении данных, а также уведомление в их получении от третьей стороны (Читайте также статью ⇒ ).

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Согласие на обработку данных сотрудника

Согласие на обработку данных работодатель разрабатывает самостоятельно. При этом в согласии указываются те действия, которые компания вправе совершать с ПД сотрудника (закон №152-ФЗ). Подписать согласие работник должен еще до того, как подпишет трудовой договор. Согласие должно быть добровольным со стороны работника.

Важно! Подписывая Согласие работник также подтверждает, что он не против обработки своих данных.

Когда согласие на обработку данных от работника не требуется

Если работодатель передает в банк данные работника с целью начисления заработной платы, то сделать это можно и без соответствующего согласия. Например, если:

  • Соглашение на выпуск карты сотруднику напрямую заключается с работником и в этом соглашении содержатся условия, предусматривающие передачу данных;
  • На работодателя оформлена доверенность, на основании которой он имеет право представлять интересы сотрудника по заключению договора с банком;
  • Оплата труда путем перевода на банковскую карту предусмотрена в коллективном договоре.

Обязательство о неразглашении и уведомление о получении данных

Важно! Сотрудники, которые имеют доступ к личным данным работника, работают с ними, должны оформить обязательство, запрещающее разглашать эти данные.

Как правило это кадровики и работники бухгалтерии. В случае, если они допустят огласку данных, им грозит дисциплинарное взыскание, включая увольнение. Если работодателю требуется получить сведения по работнику у третьей стороны, он должен оформить соответствующее уведомление. В таком уведомлении указываются возможные источники информации, а также способы их получения.

Защита персональных данных

Для того, чтобы обеспечить защиту данных работника необходимо выполнить следующее:

  1. Разработать положение об обработке ПД, в котором будут закреплены: порядок получения данных, их обработка и хранение;
  2. Руководитель компании назначает сотрудника, ответственного за работу с ПД. Например, кадровика, который работает с личными делами. От него потребуется получить согласие каждого из работников, вносить данные в карточки и т.д.;
  3. Разработать бланк согласия на обработку ПД;
  4. Предоставить физлицу информацию (по его запросу), касающуюся обработки его ПД. Например, подтверждение, что данные прошли обработку, цели и способы обработки данных.

Размещение персональных данных на сайте

Для некоторых организаций размещение в интернете персональной информации по сотрудникам является обязательным. К примеру, медучреждения должны помещать на своих сайтах информацию о своих сотрудниках, включая их образование и квалификацию. То же правило действует и для образовательных учреждений. Они обязаны размещать информацию по учителям и преподавателям. В этом случае согласие на обработку данных от сотрудника не требуется, так как размещение информации предусмотрено законом.

Хранение и обработка персональных данных работника

Обработка данных предполагает любые действия, которые с ними совершаются, с использованием или без средств автоматизации. К ним относят: сбор данных, их запись, систематизацию, накопление, обновление, хранение, извлечение и использование, включая передачу, обезличивание, блокировку, удаление и уничтожение. Таким образом получение данных, требуемых для заполнения личной карточки работника и трудового договора, а также их хранение относят к обработке персональных данных.

Ответственность за разглашение персональных данных

До недавнего времени штраф предусматривался только одного вида (13.11 КоАП РФ), который составлял 5000 – 10000 для организаций и 500 – 1000 рублей – для должностных лиц. С июля 2017 года установлено 6 разновидностей ответственности работодателя, причем за разные виды нарушений на работодателя могут наложить одновременно несколько штрафов. Рассмотрим основные из них:

Нарушение Ответственность
Для компаний Для ИП Для должностного лица
Незаконная обработка данных 30 000 – 50 000 5 000 – 10 000
Не получили согласие сотрудника 15 000 – 75 000 10 000 – 20 000
В свободном доступе не размещена политика об обработке ПД 15 000 – 30 000 5 000 – 10 000 3 000 – 6 000
Работнику не предоставлена информация по обработке его ПД 20 000 – 40 000 10 000 – 15 000 4 000 – 6 000

За разглашение ПД, используя свое служебное положение, должностным лицам грозит штраф в размере 4000 – 5000 рублей (13.11 КоАП, 13.14 КоАП). Кроме того, статьей 137 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение ПД работника, согласно которой разглашение персональной информации грозит штрафом от 100 до 300 тыс. рублей.

Законодательная база

Закон №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»
Статья 13.11 КоАП «Нарушение законодательства РФ в области персональных данных»
Статья 137 УК РФ «Нарушение неприкосновенности частной жизни»
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (495) 018-08-54

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 628-71-73

Звонок в один клик

Вопросы и ответы юристов
Иван 04.10.2016
Здравствуйте! помогите разобраться в следующем вопросе: у меня инвалидность 3-й группы по позвоночнику, я был принят на работу в предприятии 01.04.2015 г. первый отпуск, сроком 28 календарных дней + 3 дня за ненормированный рабочий день мною был взят по истечении 6 месяцев с 01.10.2015 по 31.10.2015 г. второй отпуск за период с 01.04.2016 по 31.03.2017 г. согласно графику предоставлен уже на 30 календарных дней (как для 3-й группы инвалидности) + 3 дня за ненормированный рабочий день с 01.08.2016 г. по 02.09.2016 г. часть третьего отпуска за период 01.04.2017 по 31.03.2018 г. была взята мной по семейным обстоятельствам на 21 день с 27.04.2017 г. по 19.05.2017 г. остаток отпуска сроком в 7 календарных дней использовал с 25.09.2017 по 01.10.2017 г. количество оставшихся дней в отделе кадров объясняют нормами в связи с которыми 3-й группе положены те же самые 28 дней, что и физически здоровому человеку, а 30 – для 1 и 2 групп. за новый период с 01.04.2018 по 31.03.2019 г. в отделе кадров сказали, что на 01.08.2018 г. у меня будет наработанный отпуск сроком только на 10 календарных дней (из расчета: 1 месяц работы=2,5 дня отпуска) мотивируя тем, что за первые 6 месяцев работы в 2015 году мною был взят отпуск не на 14 а на 28 дней и идёт перерасход отпускных дней, и за два первых периода сняли по 3 календарных дня, за 2017-2018 – 4 дня отпуска. правомерны ли действия отдела кадров?
Отвечает юрист Станислав Борисов 04.10.2016

Здравствуйте!

В соответствии со ст.23 Условия труда инвалидов ФЗ-№181 «О социальной защите инвалидов»

Инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации или абилитации инвалида.



Не допускается установление в коллективных или индивидуальных трудовых договорах условий труда инвалидов (оплата труда, режим рабочего времени и времени отдыха, продолжительность ежегодного и дополнительного оплачиваемых отпусков и другие), ухудшающих положение инвалидов по сравнению с другими работниками.
Для инвалидов I и II групп устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 35 часов в неделю с сохранением полной оплаты труда.
Привлечение инвалидов к сверхурочным работам, работе в выходные дни и ночное время допускается только с их согласия и при условии, если такие работы не запрещены им по состоянию здоровья.
Инвалидам предоставляется ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней.

Вам положен отпуск в  30 календарных дней.

Андрей 08.03.2016
Здравствуйте! я работаю охранником в ведомственной охране. примерно в июне 2018 года начальник охраны собрал у всех наших сотрудников пожелания о времени отпуска на 2019 год. мне нужен август 2019 года, о чем я и сообщил. в начале августа 2018 года но сказал, что график на 2019 год составлен, отпуск в 2019 году у меня с 29 июля на 28 дней. но в конце августа 2018 года начальник уволился, на его место пришел другой, с которым у меня сразу не сложились отношения. в середине ноября 2018 года он сказал, что необходимо расписаться в графике работы на 2019 год. когда я просмотрел этот график, то обнаружил, что мой отпуск перенесен с августа на февраль-март 2019 года. я обратился с этой проблемой к начальнику отряда и он обещал, что отпуск можно будет разделить на 2 части: 2 недели в августе и 2 недели на усмотрение начальника охраны. меня это устроило, но когда но в следующий раз принес для ознакомления график работы на 2019 год, я обнаружил, что ничего не изменилось, т.е. отпуск в"солнечных" феврале-марте.повторный визит к начальнику отряда ничего не дал.работаю я пятый год, никаких взысканий пока-что не имел. отпуск нужен в августе. что можно сделать в данной ситуации? спасибо!
Отвечает юрист Роман Романов 08.03.2016

Добрый день! 

Скажите, Вас знакомили отдельно с графиком отпусков?

По общему правилу работодатель и работник должны совместно согласовать график отпусков на предстоящий год. У работника нет безусловного права требовать конкретную дату, но его позиция должна быть учтена и с графиком он должен ознакомиться не позднее 2 недель до нового года.

Я рекомендую Вам написать заявление на руководителя организации (имён он является  представителем работодателя) с просьбой предоставить отпуск в удобное для вас время, указать конкретные даты, написать что никто на них не претендует.

Статьи по теме
Факторы труда

Факторы труда, производственный фактор труда, вредные факторы труда, факторы влияющие на труд, опасный фактор труда, труд как фактор производства, факторы роста труда, уровни факторов труда, определяющий фактор труда, гигиенические факторы труда, факторы предложения труда, социальные факторы труда, факторы организации труда, факторы развития труда, факторы безопасности труда, факторы формирование труда, факторы качества труда, факторы мотивации труда, биологические факторы труда, химические факторы труда.

Положение об оценке персонала

Положение об оценке персонала является локальным актом, создание которого продиктовано не столько нормами закона, сколько насущной необходимостью компаний, которые стремятся не только получить прибыль, но и создать высококвалифицированный персонал для плодотворного труда и великих открытий в сфере экономики.

Структура предприятия и его персонал: рекомендации по формированию

Структура предприятия разрабатывается главными специалистами и утверждается руководителем, при необходимости актуализируется.