ШТАТ
Главная | Штат | Как составить штатное расписание ООО: необходимость и оформление

Штатное расписание ооо: для чего составляется, как оформляется

расписание ООО – документ, который позволяет организации подробно разработать действующую структуру, расписать все должности, связанную с ними работу. Это помогает грамотнее распределять расходы, связанные с вознаграждением за труд. Документ часто используется для обоснования законности увольнения.

Содержание

Кто обязан заниматься составлением документа

Кто составляет штатное расписание

Трудовой Кодекс не содержит упоминаний о том, что штатное расписание обязательно для всех. Но отсутствуют и , которые бы отменили полностью практику по использованию данного вида бумаг. Существуют веские аргументы в пользу того, что штатное расписание должно составляться:

  1. Легче определиться с необходимым количеством сотрудников, а также тратами по их содержанию.
  2. Проще увидеть общую структуру компании.

Штатное расписание используется, когда требуется отнести расходы на себестоимость продукции, либо применить определённые льготы по налогам.

Какая форма используется для штатного расписания?

Организация может выбирать один из доступных вариантов для :

№Т-3 – вот как обозначается унифицированная разновидность формы для документа.

Штатное расписание можно называть «обезличенным документом». Ведь в нём пишут не о конкретных сотрудниках. А о том, сколько должностей всего, какие оклады для какой используются. Конкретных людей назначают на ту или иную должность, когда руководитель уже заполнит штатное расписание, подтвердит его прием.

Главное – избежать того, чтобы у одинаковых должностей была разная зарплата. Тогда будет легче избежать спорных ситуаций.

Формирование штатного расписания

Штатное расписание должно стать частью делопроизводства на том или ином предприятии. Разработкой, созданием документа занимается сотрудник, у которого соответствующая обязанность прописана в инструкции.

Директор может принять решение, согласно которому данным делом будут заниматься кадровик, либо главный бухгалтер. Эту работу может брать и сам директор.

Штатное расписание чаще всего составляют на год вперёд. С того момента, как директор утвердит документ, последний становится локальным нормативным актом. Это основа, по которой строится всё делопроизводство на предприятии.

В соответствии со штатным расписанием должны осуществляться:

  1. Внутренние переводы.
  2. Оформление новых сотрудников.

Особенно это касается общего наименования должностей и структурных подразделений.

Когда это необходимо – штатное расписание может корректироваться. Можно принять решение о создании нового документа, если изменения признаны существенными. Иначе всё остаётся в старом.

Основные поля

Основные поля штатного расписания

Унифицированная форма расписания Т-3 утверждена Роскомстатом. Можно разработать и собственную форму, но она не может обойтись без следующих полей:

Датирование осуществляется два раза. При составлении, а потом – при утверждении. Обязательно надо указать время, на протяжении которого штатное расписание будет сохранять свою силу. Но срок окончания действия точно указывать не обязательно.

Порядок составления штатного расписания

Порядок составления штатных расписаний выглядит таким образом:

  1. Сначала идёт наименование фирмы, которое заполняется по регистрационным документам.
  2. Далее переходят к названию самого документа, его дате и номеру.

Графа №1 посвящена наименованию подразделений. Частные фирмы могут действовать здесь по своему усмотрению. Отраслевые и общероссийские нормативные документы используются, когда речь идет о государственных предприятиях и компаниях с особыми условиями .

Здесь помогут классификаторы, справочники по направлению деятельности. Это связано с тем, что некоторым категориям сотрудников вводятся дополнительные льготы. Все названия ставятся только с использованием именительного падежа.

Во второй графе ставят номер подразделения, присваиваемый каждому из отделений. Так удобнее строить иерархию, применять цифровые обозначения.

Графа №3 описывает должности, профессии и разрядности. Всё должно идти в порядке убывания.

4 графа – место, где пишут о количестве штатных единиц, предусмотренных для каждой из должностей. Здесь организация может опираться на свои потребности. Допустимо использование неполных ставок.

В графе №5 ставят оклады или тарифные ставки, установленные для каждой из должностей. Валютой должны быть рубли. Можно использовать не конкретные величины, а диапазон в цифрах для тех, кто занимает те или иные должности.

Графы 6-8 посвящены обычно надбавкам к окладам в рублях.

Графа 9 описывает общую плату за месяц для той или иной должности.

Графа 10 обычно связана с примечаниями относительно вакантных должностей, если они имеются в организации.

Если предприятие использует не оклад, а другую схему вознаграждений, то надо точно указать, какая единица используется при расчётах. Обязательные графы сокращать не допускается, хотя возможно вносить дополнения, когда это необходимо. Если графа не нужна, то она просто остается пустой.

Штатные расписания могут состоять сразу из нескольких листов. Тогда документ надо сшить, а страницы – пронумеровать. На оборотной стороне у сшива директор ставить подпись и печать на заверительной надписи.

Сам бланк печатью организации можно не дополнять. На последнем листе нужно расписываться лишь руководителю, главному бухгалтеру, а также начальникам подразделений.

О внесении изменений

Внесение изменений в штатное расписание

Структура компании может меняться по мере того, как предприятие продолжает функционировать. Например, открываются и упраздняются подразделения, вводятся новые должности, меняются в большую сторону оклады.

Для внесения корректировок либо оформляется новое расписание, либо издается о внесении новой информации в уже существующий документ. Новые записи обязательно вносятся и в кадровую документацию.

Штатные расписания не установлены в качестве обязательного документа для всех, даже в действующем законодательстве об этом не написано. Но документ помогает разобраться с общей структурой и затратами на оплату труда. Руководителю просто легче составить общую картину, если у него под руками имеется вся необходимая информация.

О штатном расписании от «А» до «Я» смотрите в следующем видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Вопросы и ответы юристов
Валентина 21.05.2017
Добрый день. подскажите, пожалуйста. при создании компании малого бизнеса генеральный директор приказом возглавил обязанности ведения бухгалтерского учета на себя при отсутствии в штатном расписании главного бухгалтера. чуть позже было принято решение взять на работу бухгалтера. как в таком случае правильно составить штатное расписание? нужно ли вводить должность главного бухгалтера или нужно оформить совместительство (совмещение) генерального директора с должностью главбуха? спасибо
Отвечает юрист Вадим Васильев 21.05.2017

Здравствуйте, Валентина.

Раз есть новая должность, новый работник, то вносите в штатное расписание изменения. Делаете приказ: с такого-то то числа внести в штатное расписание следующие изменения, а именно ввести должность главного бухгалтера с таким-то окладом.

или нужно оформить совместительство (совмещение) генерального директора с должностью главбуха?

зачем? если есть отдельная должность главного бухгалтера и есть человек, который будет на этой должности, то не нужно, или Вы гл. буха принимаете не на полную ставку и часть функций будет выполнять генеральный директор?

Роман 24.07.2016
Добрый день! я генеральный директор компании усн, (наемный), хочу восстановить деятельность ооо, зп мне не начислялась с октября 2015 года. по расчетному счету были оплаты только рко банка и налогов за 2015 год. сотрудников кроме меня в штате с 2015 года нет. деньги на р/с для оплат рко я заводил займом от себя. как правильно мне обосновать факт не начисления мне зарплаты за период отсутствия деятельности. меня вызывают в налоговую для дачи пояснений и просят предоставить штатное расписание на этот период.
Отвечает юрист Олег Новиков 24.07.2016
Как правильно мне обосновать факт не начисления мне зарплаты за период отсутствия деятельности. Меня вызывают в налоговую для дачи пояснений и просят предоставить штатное расписание на этот период.

Роман

Здравствуйте. Я бы рекомендовал подготовить приказ о приостановлении деятельности компании и отправке себя в административный отпуск в соответствии со ст. 128 ТК РФ. При этом предложил бы подготовить также письменное пояснение со ссылкой на отсутствие фактических операций в течение указанного срока. Это позволит донести до налоговой обстоятельства, которые прямо указывают на отсутствие хозяйственной деятельности за этот период.

Отвечает юрист Роман Коновалов 14.03.2018

Вопрос о начислении заработной платы, когда и директор и учредитель в одном лице по сей день остается спорным и в большинстве случаев разрешается в судебном порядке. Можете апеллировать официальным разъяснением на сайте ФНС.

https://www.nalog.ru/rn40/news...

Руководитель, являющийся единственным учредителем и работником организации, не должен начислять себе зарплату

ТК РФ Статья 56. Понятие трудового договора. 

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Отвечает юрист Дмитрий Волков 27.08.2016

Здравствуйте, можете пробовать оформить себе отпуск без сохранения заработной платы, указывать, что вы не работали на тот момент.

ТК РФ Статья 128. Отпуск без сохранения заработной платы

Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 128 ТК РФ

 
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Отвечает юрист Вадим Громов 07.03.2017

Здравствуйте Роман!

Вы нужно подать в налоговую инспекцию письмо о том, что в указанный период деятельность в ООО не велась, в связи с чем заработная плата не начислялась. Приложить к уведомлению приказ о том, что вам был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, справку с банка о движении денежных средств.

вот примерная форма письма.

Руководителю (заместителю руководителя)
                                    Инспекции Федеральной налоговой службы
                                    Российской Федерации N ________________
                                    по ____________________________________
                                    Код:___________________________________
                                    адрес: _______________________________,
                                    телефон: ___________, факс: __________,
                                    эл. почта: ____________________________
                                    от ____________________________________
                                           (наименование организации,
                                    Ф.И.О. индивидуального предпринимателя)

                                    ИНН: ___________ ОГРН: ___________ (или
                                    ИНН индивидуального предпринимателя)
                                    ОГРНИП: _______________________________
                                    адрес: _______________________________,
                                    телефон: ___________, факс: __________,
                                    эл. почта: ____________________________

    Настоящим письмом уведомляем, что _____________________________________
                                 (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН)
не осуществлялась хозяйственная деятельность в период с "___"_______ ___ г.
по "___"__________ ___ г. включительно, что подтверждается ________________
______________________________________.
    В  связи  с  этим  за  указанный  период  заработная  плата  работникам
___________________________________ не начислялась и не выплачивалась.
    (наименование организации)

    Приложения:
    -  справка  из  банка  о  движении денежных средств по расчетному счету
налогоплательщика за указанный период;
    — приказы о предоставлении отпусков работникам;
    — иные документы, подтверждающие отсутствие деятельности организации за
указанный период.

    _______________________________   ________________   __________________
    (указать должность руководителя      (подпись)            (Ф.И.О.)
       организации, наименование      М.П.
             организации)

    "___"________ ___ г.

Опубликовано в консультант плюс

Марина 26.10.2018
Добрый день! помогите, пожалуйста. история: единственный учредитель принял решение о добровольном закрытии ооо. генеральный директор был уволен из штата и оформлен ликвидатором по гражданско-правовому договору. в штате остались главный бухгалтер и топ-менеджер, которые по мнению учредителя жизненно важны для процедуры ликвидации. все остальные сотрудники были за два месяца уведомлены и в установленный срок уволены со всеми выплатами. сейчас отдел кадров просят изменить штатные оклады главного бухгалтера и топ-менеджера. вопросы: 1. как долго можно держать в штате главного бухгалтера и топа? 2. можно ли менять штатное расписание и повышать оклады в процессе ликвидации? 3. на какие статьи законодательства можно сослаться, чтобы аргументировать ответ? спасибо1
Отвечает юрист Алексей Виноградов 26.10.2018

Как долго можно держать в штате главного бухгалтера и топа? 2. Можно ли менять штатное расписание и повышать оклады в процессе ликвидации?

Марина

Пока идет процесс ликвидации, и организация существует. Трудовой договор может быть расторгнут, как в связи с ликвидацией, так и по соглашению сторон с выплатой компенсации, так и по заявлению работника. Можете менять условия трудового договора, посредством заключения дополнительного соглашения к трудовому договогору с работником, если он не возражает, это что касается условий труда, размера окладов, ст. 72 ТК РФ:

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Отвечает юрист Дмитрий Воронин 11.06.2018

Сейчас отдел кадров просят изменить штатные оклады главного бухгалтера и топ-менеджера.

Но даже такого рода изменения, помимо того, что должны быть обоснованны, могут быть проведены только в рамках положений установленных законодательством.

Статья 57 Трудового кодекса РФ:

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:


условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

Это изменение обязательных условий трудового договора по основаниям предусмотренным статьей 74 Трудового кодекса РФ, т.к. инициатором выступает работодатель в связи со сложившейся у него сложной ситуации в процессе  деятельности, насколько я это понял из вопроса:

В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.


О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работникав письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

Соответственно вынесение приказа о внесении изменений в штатное расписание с которым работников обязаны ознакомить под роспись, также в дальнейшем обязаны ознакомить работников под роспись и с измененным штатным расписанием, т.к. это локальные нормативные акты затрагивающие трудовую деятельность работников.

Статья 22 Трудового кодекса РФ:

Работодатель обязан:


знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

Заключение с ними допсоглашений к трудовым договорам.

Статья 16 Трудового кодекса РФ:

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с настоящим Кодексом.

Отвечает юрист Артём Дмитриев 04.11.2018

Здравствуйте.

Особого порядка тут нет. Если у фирмы есть деньги — можно подписать доп соглашение к трудовому договору о повышении окладов.

Далее либо их надо сократить по ст 81 тк предупредив письменной за 2 месяца либо они уйдут сами по собственному желанию или соглашению сторон. Сделать это надо обязательно до фактической ликвидации фирмы — то есть до внесения записи в егрюл о ликвидации.

Отвечает юрист Павел Степин 16.09.2018

Здравствуйте!

Эти вопросы решаются в общем порядке. При добровольной ликвидации какого-то особого порядка нет. 

ТК РФ Статья 81. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя



 
Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:
1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

Отвечает юрист Роман Бондарь 01.02.2016

Здравствуйте Марина.

В штате остались главный бухгалтер и топ-менеджер, которые по мнению учредителя жизненно важны для процедуры ликвидации. 

Сейчас отдел кадров просят изменить штатные оклады главного бухгалтера и топ-менеджера.


Вопросы:


1. Как долго можно держать в штате главного бухгалтера и топа?

Данный вопрос решается самим работником в рамках законодательства, которое предоставляет ему право на увольнение все по тому же собственному желанию и усмотрению работодателя, который вправе предложить работнику уволиться к примеру по соглашению сторон.

Т.е. каких-либо сроков ограничивающих трудовые правоотношения работников у работодателя в стадии ликвидации нет, они либо могут быть уволены по действующим нормам закона, либо в связи с самой ликвидацией.

Статья 15 Трудового кодекса РФ:

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции

2. Можно ли менять штатное расписание и повышать оклады в процессе ликвидации?
3. На какие статьи законодательства можно сослаться, чтобы аргументировать ответ?

Штатное расписание это локальный нормативный акт.

Статья 8 Трудового кодекса РФ:

Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО

от 22 марта 2012 года N 428-6-1

1. Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.

Как правило, штатное расписание изменяется в случаях 

переименования структурных подразделений или должностей;

 изменения окладов,

 сокращения численности или штата работников.

Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов (в частности, штатного расписания) определяет работодатель.

Т.е. работодатель вправе изменять штатное расписание в данной ситуации, но при этом изменение должно быть обоснованным.



Отвечает юрист Вадим Малышев 19.10.2017

По сути, не смотря на процесс ликвидации, организация имеет право осуществлять свою обычную хозяйственную деятельность, а соответственно и количество сотрудников, период их работы ничем не ограничен. Естественно, им должна выплачиваться заработная плата в соответствии с трудовым договором и ТК РФ, не реже, двух раз в месяц, а также производится отчисления в ПФ РФ, ФСС. Любые изменения должны быть согласованы с работником, если речь идет об изменений условий трудового договора. Если нет, то работодатель вправе самостоятельно такие изменения определять на основании собственных распоряжений в зависимости от потребностей организации.

Отвечает юрист Олена Ильина 04.12.2017

Соответственно, если работодатель не заинтересован в соблюдении порядка изменения по статье 74 Трудового кодекса РФ, т.к. это и соблюдение сроков и возможные споры с работниками по тем или иным моментам, у него есть право на  изменение условий трудового договора  с согласия работника по статье 72 Трудового кодекса РФ.

Но по данному основанию работодателю уже придется договариваться с работником по всем моментам изменений, более того, работник вправе предложить условия изменения при которых он может получить определенную денежную компенсацию, т.е. указанное основание возможно применить тогда, когда рассматриваемое изменение в той или иной части будет удовлетворять интересам обеих сторон, а не только работодателя.

Юлия 02.07.2018
Добрый день! ситуация, я - ген директор общества и единств учредитель. фирма организована 22 сент 2017 года и приказ о назначении также от 22 сент 2017 года. труд дог я не оформляла (тк как ген дир и един учредитель) могу и не оформлять. ! 1 вопрос: нужно ли составлять штатное расписание с нулевой зп? 01 октября 2017 года- беру в штат человека на зп. оформляю приказ и труд дог. ! 2 вопрос: я должна изменить штатное расписание и добавить туда человека с зп, а напротив себя (ген лира) - также ставлю ноль рублей. верно? 01 ноября 2017 года я решаю, что хочу платить себе зп и вот тут ряд вопросов: - от какого числа я должна составить труд договор со мной как с физиком? если с 1 ноября - то как я могла подписать приказ на прием в октябре если сама еще не в должности как бы. или это считается, что я подписала как директор по приказу от 22сент.?? - тк за ноябрь я начисляла себе зп и до сих пор начисляю, то есть разрыв с 22 сент по 01 ноя 2017 года. как закрывается это разрыв ? -создаю третье штатное расписание где пишу зп напротив моей фамилии и конечно же человека, которого взяла на работу. этот человек, которого я приняла на работу, уходит в декрет, надо ли менять штатное расписание???и что там писать? ноль? тк мин фин и рос труд явно противоречат друг другу, то мне не понятна бюрократия. тк труд дог с ген диром нужен и должен быть от 22сент (тк приказ о назначении и кадровый приказ о приеме на работу - это разные вещи). когда оформить труд дог? и как отразить в штатном расписании все эти изменения? (сначала сент и окт директор без зп, а с ноя - получает зп) спасибо
Отвечает юрист Леонид Быков 02.07.2018

Конечно, с 1 ноября — раз уж начали с этой даты выплаты и отчисления… хотя можно было бы и ещё потянуть (чтобы на налогах поэкономить)… Сам держал небольшое ООО почти 10 лет, где был единственным учредителем, директором и основным работником — пришлось во многих нюансах разобраться… Будут ещё вопросы — пишите в чат

Отвечает юрист Матвей Николаев 13.01.2016

Не путайте приказ о приёме на работу (оформляется директором, ругулируется трудовым правом) с решением высшего органа управления обществом (оформляется протоколом общего собрания либо -в случае когда учредитель 1- — единоличным решением учредителя, регулируется корпоративным правом)… Приказ о приёме на работу (если он у Вас был с 22.09.) — просто выбросьте или отмените, замените решением учредителя..

Отвечает юрист Алексей Виноградов 28.08.2016

Поскольку Вы назначили себя (неважно кого) генеральным директором Общества, то должны назначить и зарплату не менее МРОТ. Единственное что — Вы как учредитель​ общества можете написать решение учредителя (высшего органа управления) о том, что в начальный период работы общества (несколько месяцев) в связи с отсутствием у общества оборотных средств, функции генерального директора исполняет лично учредитель на безвозмездной основе. Затем — заключаете трудовой договор между собой и обществом, проводите по бухгалтерии… Штатное расписание — внутренний документ общества, который утверждается Вами как директором, и изменяется тоже Вами в необходимых Вам случаях

Виктория 01.03.2018
Я работаю у ип бухгалтером и веду кадровый учет. у нас автомойка,а еще собираемся открывать спортзал. как составить штатное расписание? оно должно быть одно,а мойка и спортзал должны быть отражены как подразделения в нем? и еще какого содержания должен быть приказ об открытии спортзала?
Отвечает юрист Валентин Крылов 01.03.2018

Добрый день. Штатное расписание вовсе не обязательно должно содержать названия отделов, особенно, если как таковых отделов у Вас пока нет. Вводите должности, называйте их так, чтобы было понятно что будет делать работник, утверждайте должностную инструкцию. Но можете и названия подразделениям придумать, утвердить Положения о подразделениях и т.д. Не очень понятно, что Вы подразумеваете под открытием спортзала. Если речь о постановке задачи работникам начать работу данного объекта с какого-то конкретного числа, то так и указывайте.

Статьи по теме
Снижение оклада по штатному расписанию

Штатное расписание: уменьшение оклада. Снижение оклада в связи с изменением условий труда в штатном расписании.

Заполнение штатной расстановки

Штатная расстановка: заполнение при совмещении должностей. Штатная расстановка: образец заполнения на 2018 год. Пример заполнения штатной расстановки.

Штатное расписание: бланк (excel и ворд)

Бланк штатного расписания 2018: скачать в формате excel и ворд. Форма Т-3 «Штатное расписание» скачать бесплатно бланк.